II. Tại sao phải quản lý nhân sự trong doanh nghiệp?

1. Quản lý chiến lược:

Đây là một khía cạnh quan trọng của bất kỳ tổ chức nào và đóng một vai trò quan trọng trong quản lý nhân sự. Các nhà quản lý nhân sự phải nắm được các chiến lược để đảm bảo tổ chức đạt được các mục tiêu kinh doanh, cũng như đóng góp đáng kể vào quá trình ra quyết định của công ty, bao gồm các đánh giá cho nhân viên hiện tại và dự đoán cho những người trong tương lai dựa trên nhu cầu kinh doanh.

2. Phân tích lợi ích:

Các nhà quản lý nhân sự làm việc theo hướng giảm chi phí, chẳng hạn như tuyển dụng và đào tạo. Các chuyên gia nhân sự được đào tạo để tiến hành các cuộc đàm phán hiệu quả với những nhân viên tiềm năng và hiện có, cũng như hiểu rõ về các lợi ích của những nhân viên có khả năng thu hút các ứng viên chất lượng và giữ chân được lực lượng lao động hiện có.

3. Đào tạo và phát triển: 

Vì các nhà quản lý nhân sự đóng góp đáng kể cho các chương trình đào tạo và phát triển nên họ cũng đóng vai trò then chốt trong việc củng cố mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên. Điều này góp phần vào sự phát triển của nhân viên trong công ty, do đó nâng cao sự hài lòng và năng suất của nhân viên. 

4. Tương tác trong nhân viên:

Các nhà quản lý nhân sự chịu trách nhiệm tiến hành các hoạt động, sự kiện và lễ kỷ niệm trong tổ chức, tạo điều kiện cho các cơ hội xây dựng nhóm. Tăng cường sự tương tác giữa nhân viên với nhân viên, giữa nhân viên với lãnh đạo và tạo ra cảm giác tin tưởng và tôn trọng giữa các đồng nghiệp.

5. Quản lý xung đột:

Bộ phận cần đến khi có bất kỳ sự xung đột nào phát sinh trong công việc giữa các nhân viên là nhân sự. Họ phải đảm bảo rằng các vấn đề và xung đột được giải quyết hiệu quả, tiếp cận vấn đề với thái độ khách quan và khuyến khích giao tiếp hiệu quả để đạt được giải pháp. Ngoài ra, giúp nhân viên thấu hiểu, thông cảm cho nhau để phát triển các mối quan hệ công việc một cách hiệu quả và không để sự phán xét cá nhân ảnh hưởng đến hành vi của họ.

6. Thiết lập một nền văn hóa làm việc lành mạnh:

Một môi trường, văn hóa làm việc lành mạnh là mấu chốt trong việc mang lại những điều tốt nhất cho nhân viên. Các nhà quản lý nhân sự đóng góp đáng kể trong việc thiết lập một nền văn hóa làm việc lành mạnh, thân thiện và tích cực, từ đó chuyển nó thành năng suất làm việc tốt hơn giữa các nhân viên.

7. Tuân thủ:

Các nhà quản lý nhân sự luôn muốn hướng tới việc làm sao để cho tổ chức của mình tuân thủ luật lao động, cũng như duy trì quy trình tuyển dụng và bảo mật hồ sơ của ứng viên.

III. 6 Công việc chính của quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự được thực hiện bởi các chuyên gia nhân sự tận tâm, những người chịu trách nhiệm thực hiện hàng ngày các chức năng liên quan đến nhân sự. Vậy cụ thể công tác quản lý nhân sự bao gồm những gì?

» Tham khảo thêm: Top các phần mềm quản lý nhân sự miễn phí tốt nhất 2023

1. Quản lý hiệu suất làm việc, đảm bảo công việc

Quản lý hiệu suất là công việc cần thiết để doanh nghiệp hay nhà quản lý biết rằng người lao động đang làm việc hiệu quả và gắn bó. Quản lý hiệu suất tốt sẽ thể hiện ở khả năng lãnh đạo tốt, thiết lập mục tiêu rõ ràng và phản hồi cởi mở.

Quy trình quản lý hiệu suất làm việc có thể bắt đầu bằng các hoạt động đánh giá đánh giá hiệu suất theo từng giai đoạn, trong đó nhân viên tự đánh giá hoặc được đánh giá bởi người quản lý. Quy trình cũng bao gồm các phương thức đánh giá, phản hồi 360 độ như đồng nghiệp, người quản lý, cấp dưới và đôi khi thậm chí cả khách hàng đánh giá hiệu suất của nhân viên. Điều này sẽ giúp nhân viên liên tục có những phản hồi về năng lực làm việc để cải tiến và mang lại nhiều giá trị hơn cho doanh nghiệp.

>>> Đừng bỏ lỡ: Top các phần mềm chấm công miễn phí tốt nhất hiện nay

2. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Một khi doanh nghiệp bỏ chi phí, thời gian để thuê nhân viên mới, doanh nghiệp muốn đảm bảo rằng nhân viên không chỉ được đào tạo để thực hiện công việc mà còn tiếp tục phát triển và phát triển các kỹ năng mới trong công việc, giúp năng suất làm việc của nhân viên được nâng cao. Đào tạo cũng là một thành phần quan trọng trong việc tạo động lực cho nhân viên. Nhân viên cảm thấy họ đang được phát triển các kỹ năng của mình, từ đó hạnh phúc hơn trong công việc. Điều này sẽ giúp tăng khả năng giữ chân nhân viên và xây dựng văn hóa làm việc cho tổ chức.

Có thể kể đến một số các hoạt động đào tạo trong quy trình quản lý nhân sự như:

• • • Đào tạo kỹ năng trong công việc
    • Đào tạo về giao tiếp, thuyết trình trước đám đông
    • Các hoạt động xây dựng đội nhóm
    • Đào tạo về lịch sử, văn hóa, tầm nhìn, sứ mệnh của tổ chức
    • Đào tạo các kiến thức về sản phẩm kinh doanh

3. Lập kế hoạch dự phòng nhân lực

Việc xây dựng và đào tạo đội ngũ kế cận, lên các kế hoạch dự phòng nhân lực là hoạt động quan trọng trong quy trình quản lý nhân sự. Điều này giúp doanh nghiệp có một hệ thống hồ sơ nhân viên tiềm năng để thay thế, điều chuyển khi xảy ra biến động về nhân sự. Vai trò của việc lập kế hoạch dự phòng nhân lực được thể hiện rõ rệt trong giai đoạn đại dịch Covid khi doanh nghiệp bắt buộc cắt giảm nhân viên, nhân sự nghỉ việc đột ngột,…

Công việc này cũng phát huy tác dụng khi có sự biến động về nhân sự ở các vị trí cấp cao: doanh nghiệp có sẵn nguồn lực để thay thế lập tức từ nội bộ thay vì mất thời gian tìm kiếm nhân sự bên ngoài, đảm bảo công tác vận hành của tổ chức không bị gián đoạn.

» Đừng bỏ lỡ: Turnover Rate là gì ? 5 Cách cải thiện tỷ lệ nghỉ việc hiệu quả

4. Xây dựng chế độ, quyền lợi và phúc lợi cho nhân sự

Quản lý nhân sự giúp đảm bảo lương thưởng công bằng, đáp ứng các tiêu chuẩn của ngành và đủ cao để thu hút nhân tài làm việc cho tổ chức. Ngoài ra, Quản lý nhân sự giúp kiểm soát và cân đối mức lương tương đương với sự đóng góp của nhân viên cho tổ chức. Điều này liên quan đến việc thiết lập hệ thống trả lương có tính đến số năm làm việc, số năm kinh nghiệm, trình độ học vấn và các khía cạnh tương tự. Xây dựng tốt các cơ chế về quyền lợi và phúc lợi của nhân viên cũng giúp mức độ hài lòng khi làm việc của nhân viên cao hơn, tạo động lực làm việc của nhân viên và gia tăng sự tin tưởng, trung thành của nhân viên với tổ chức.

5. Quản lý thông tin nguồn nhân lực

Quản lý thông tin nguồn nhân lực bao gồm quản lý các dữ liệu nhân sự như trình độ, bằng cấp, quá trình làm việc, các kỹ năng của nhân sự,… từ đó có những đánh giá chính xác về điểm mạnh, điểm yếu của nhân sự để phân bổ vào các vị trí, dự án phù hợp. Doanh nghiệp quản lý tốt điều này sẽ có nhiều cơ sở để đánh giá nhân viên hơn, phát huy được tối đa năng lực và hiệu suất của nhân viên khi đặt họ vào đúng lĩnh vực của họ. Nhân viên cũng cảm thấy được coi trọng, được đánh giá chính xác và làm việc tốt hơn, nâng cao hiệu suất chung của tổ chức.

6. Tuyển dụng và lựa chọn ứng viên phù hợp

Một trong những chức năng được biết đến nhiều nhất của quản lý nhân sự là tuyển dụng. Để duy trì tính cạnh tranh trong ngành, các doanh nghiệp cần thu hút và giữ chân những nhân tài hàng đầu.

Bộ phận nhân sự sẽ lên chiến lược và kế hoạch tuyển dụng dài hạn phù hợp với mục tiêu tăng trưởng của công ty. Kế hoạch này bao gồm việc tạo các tin tuyển dụng, sàng lọc các ứng dụng đến, thực hiện các cuộc phỏng vấn, thực hiện kiểm tra lý lịch và tài liệu tham khảo, cũng như hoàn thiện các thủ tục tuyển dụng. Làm tốt công việc này sẽ giúp doanh nghiệp có được các ứng viên xuất sắc và nhân viên tuyệt vời, đảm bảo việc phát triển các chiến lược kinh doanh đã đề ra.

IV. 5 Kỹ năng cần có của người làm Quản lý nhân sự

Theo Cục Thống kê và Lao động Hoa Kỳ, một trong những ngành nghề có nhu cầu cao nhất và phát triển nhanh nhất hiện nay là quản lý nhân sự, việc tuyển dụng các nhà quản lý nhân sự dự kiến sẽ tăng 9% từ năm 2014 đến năm 2024. Khi lĩnh vực nhân sự đã phát triển, nhiệm vụ của các chuyên gia trong vai trò nhân sự cũng vậy. Chuyên gia nhân sự cần có vô số kỹ năng khác nhau để làm tốt công việc của mình. Dưới đây là một số kỹ năng tổng quan được tìm kiếm nhiều nhất trong ngành Nhân sự!

1. Kỹ năng chuyên môn

Kỹ năng chuyên môn vẫn là một kỹ năng quan trọng của vai trò nhân sự. Những kỹ năng này có thể kể đến như:

• • •  Định biên nhân lực, xây dựng kế hoạch tuyển dụng và thực hiện các chiến dịch tuyển dụng theo chiến lược kinh doanh
    • Xây dựng các cơ chế về lương, thưởng, phúc lợi cho nhân viên
    • Xây dựng văn hóa làm việc của tổ chức
    • Định hướng công tác đào tạo và phát triển nguồn lực
    • Xây dựng, triển khai các chiến lược nhân sự và áp dụng các công cụ để hệ thống hóa quy trình, nâng cao hiệu suất làm việc của tổ chức

Bất chấp sự gia tăng của các công cụ kỹ thuật số, các chuyên gia nhân sự vẫn luôn giữ vai trò nòng cốt trong hoạt động quản lý nhân sự của tổ chức. Đây là lý do tại sao nắm vững kỹ năng chuyên môn có thể là một lợi ích to lớn đối với bất kỳ chuyên gia nhân sự đầy tham vọng nào.

2. Kỹ năng nhân sự

Nhiệm vụ hành chính vẫn là một phần chính của vai trò nhân sự. Những nhiệm vụ này liên quan đến các lĩnh vực như hồ sơ nghỉ phép, vắng mặt, vắng mặt của nhân viên, việc nhân viên vào và ra, bảng lương, và các chủ đề khác.

Ngoài ra, nhà quản lý nhân sự cũng cần đến các kỹ năng báo cáo, tổng kết. Khi bạn có thể báo cáo hiệu quả về các chỉ số chính, bạn có thể tư vấn tốt hơn cho các nhà quản lý và nhân viên, tạo ra các chính sách cải tiến về con người và đưa ra nhiều quyết định dựa trên bằng chứng hơn nói chung.

3. Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp là một kỹ năng mềm quan trọng đối với các chuyên gia nhân sự, bởi lĩnh vực này liên quan đến rất nhiều cuộc nói chuyện và tương tác. Nhà quản lý nhân sự cần thuyết trình, thực hiện một loạt các cuộc phỏng vấn hay thậm chí giải quyết xung đột trong tổ chức. Khả năng giao tiếp cả chính thức và không chính thức theo những cách khác nhau (chẳng hạn như bằng lời nói và bằng văn bản, cả trực tiếp và trực tuyến) là điều cần thiết.

4. Kỹ năng làm việc

Nhân sự là một lĩnh vực có nhiều trách nhiệm khác nhau, có thể thay đổi hàng ngày do đó đòi hỏi người làm nhân sự cần có kỹ năng làm việc đa nhiệm. Bởi bạn sẽ cần quản lý đồng thời các cuộc phỏng vấn, chương trình đào tạo, lương thưởng, quảng cáo việc làm và khiếu nại. Do đó khả năng đa nhiệm và quản lý thời gian một cách khôn ngoan là rất quan trọng đối. Ngoài ra các chuyên gia nhân sự cũng cần đến kỹ năng làm việc nhóm bởi bạn sẽ làm việc với nhiều bộ phận, nhiều vị trí trong tổ chức hoặc thậm chí là các đối tác bên ngoài doanh nghiệp.

5. Kỹ năng thuyết phục

Đây là kỹ năng quan trọng của một người làm nhân sự bởi bạn cần thu hút các ứng viên tiềm năng về với tổ chức. Có kỹ năng thuyết phục sẽ giúp người làm nhân sự tăng tính cạnh tranh trong công tác “săn nhân tài”. Ngoài ra, nhà quản lý nhân sự cũng không tránh khỏi việc giải quyết các mâu thuẫn nội bộ, hay cần thuyết phục ban lãnh đạo đồng ý với các chiến lược nhân sự đề ra.

V. 6 Bước quy trình quản lý nhân sự

Mỗi ngành nghề, mỗi lĩnh vực, mỗi văn hóa doanh nghiệp sẽ có những quy trình quản lý nhân sự khác nhau tùy thuộc vào chiến lược kinh doanh, văn hóa lãnh đạo của người đứng đầu tổ chức, tệp khách hàng,… Dẫu vậy, quy trình quản lý nhân sự về cơ bản sẽ có một “khung xương” nhất định và được áp dụng phổ biến, bao gồm:

» Tham khảo thêm: Định biên nhân sự là gì? 5 Bước xây dựng định biên nhân sự

1. Tuyển dụng nhân sự

Tuyển dụng là một trong những bước được coi là quan trọng nhất của quy trình quản lý nhân sự. Quá trình tuyển dụng của một công ty phụ thuộc vào bộ phận quản lý nhân sự đưa ra các thông báo tuyển dụng thông qua các trang web, mạng xã hội, kênh tuyển dụng,… Nói cách khác, đó là một quá trình mời các ứng viên đủ điều kiện tham gia vào tổ chức thông qua nhiều phương thức khác nhau.

Tuyển dụng có thể chia làm hai loại: tuyển dụng nội bộ và tuyển dụng bên ngoài. Tuyển dụng nội bộ là khi tổ chức có các vị trí cần thay thế, bổ sung khi biến động nhân sự, các ứng viên được lựa chọn từ chính những nhân sự tiềm năng trong doanh nghiệp. Còn tuyển dụng bên ngoài đề cập đến thời điểm công ty hoặc tổ chức tuyển dụng các ứng viên đủ điều kiện bên ngoài lực lượng lao động của mình bằng cách mở thông báo.

2. Đào tạo, phát triển, hoạch định nhân sự

Đào tạo, phát triển và hoạch định nguồn nhân lực là nền tảng của quy trình quản lý nhân sự. Nhân viên phải được đào tạo một cách có hệ thống nếu doanh nghiệp muốn họ làm tốt công việc của mình. Việc đưa ra các chiến lược về phát triển nguồn nhân lực cũng là công tác quan trọng để doanh nghiệp định hướng và nâng cao chất lượng nhân sự, gia tăng năng lực cạnh tranh trên thị trường.

3. Xây dựng các chế độ, chính sách về nhân sự

Một trong những điều cơ bản của quản lý nhân sự là lương thưởng và phúc lợi. Chế độ đãi ngộ công bằng được coi là chìa khóa, là yếu tố then chốt trong việc tạo động lực và giữ chân nhân viên.

Ngoài ra, xây dựng các chính sách nhân sự cũng quan trọng không kém. Điều này bao gồm đưa ra các quy tắc làm việc, các quy chế thưởng, phạt,… để nhân viên và tổ chức thực hiện. Làm tốt điều này sẽ giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa nhân viên và tổ chức.

Chính sách nhân sự và chế độ phù hợp cũng là một trong các yếu tố thu hút nhân tài đến với tổ chức, đồng thời giữ chân nhân sự tài giỏi gắn bó lâu hơn với doanh nghiệp.

4. Hệ thống văn bản áp dụng trong công ty

Mỗi doanh nghiệp, tổ chức sẽ có các quy trình, quy chế làm việc khác nhau nên việc xây dựng các hệ thống văn bản sẽ cần tùy chỉnh cho phù hợp với nhu cầu, đặc điểm của từng doanh nghiệp.

Một số loại văn bản được áp dụng phổ biến ở các doanh nghiệp là những văn bản quy định về vị trí công việc, chức năng các phòng ban, các loại hợp đồng lao động, nội quy tổ chức, các văn bản về quy chế thưởng, phạt,… Xây dựng được hệ thống văn bản sẽ giúp nhân viên có căn cứ, hướng dẫn để làm việc cũng như điều chỉnh hành vi trong công việc theo yêu cầu của tổ chức.

5. Xây dựng, phát triển văn hóa doanh nghiệp

Chìa khóa cho một tổ chức thành công là xây dựng được văn hóa doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp có văn hóa làm việc lành mạnh sẽ mang lại những lợi ích: Nhân viên hiểu được tầm nhìn, sứ mệnh và mục đích của người lãnh đạo; Nhân viên có thể thoải mái với những đóng góp xây dựng tổ chức tốt đẹp; Nhân viên có nhiều động lực làm việc hơn vì họ biết họ sẽ có được những ghi nhận xứng đáng.

Để xây dựng văn hóa doanh nghiệp, các doanh nghiệp có thể tham khảo 6 bước dưới đây:

    Bước 1: Xác định văn hóa công ty lý tưởng của doanh nghiệp

    Bước 2: So sánh văn hóa hiện tại và văn hóa lý tưởng của doanh nghiệp

    Bước 3: Đánh giá động lực, mục tiêu làm việc của nhân viên

    Bước 4: Đánh giá, đề xuất nhằm thay đổi các quy trình quản lý

    Bước 5: Đánh giá, đề xuất xây dựng các hệ thống trao đổi thông tin, kết nối nội bộ trong doanh nghiệp

VI. Quản lý nhân sự dễ dàng hơn với phần mềm HR24

Cùng với sự phát triển về công nghệ, ngày càng nhiều các phần mềm quản lý nhân sự được ra đời để phục vụ công tác chuyển đổi số trong doanh nghiệp. HR24 của TS24 là phần mềm được nhiều doanh nghiệp lớn, nhỏ tin dùng bởi các tính năng hữu ích và giá trị mà phần mềm mang lại.

Một số tính năng nổi bật của HR24 như:

     1.  Quản lý thông tin người lao động, tuyển dụng nhanh chóng và hiệu quả hơn: Phần mềm xây dựng quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp, chi tiết thông tin từng người lao động khi ký hợp đồng lao động, quá trình công tác, hệ số thang bảng lương theo quy định. Chi tiết người phụ thuộc để tính thuế TNCN, chi tiết mức đóng BHXH, tương tác và được người lao động cập nhật các thông tin trên vào hệ thống đảm bảo chính xác.

    2.  Quản lý ngày công, ngày phép: Hệ thống chấm công kết nối tự động với máy chấm công (gương mặt hoặc vân tay). Thực hiện quy trình nghỉ phép theo chính sách nghỉ phép của tổ chức và Nhà nước quy định trên nguyên tắc tùy biến nhiều loại hình nghỉ phép theo nhiều mức duyệt…

    3. Quản lý tài sản: Quản lý sử dụng tài sản cố định của doanh nghiệp, quản lý quy trình đăng ký sử dụng tài sản và thanh lý tài sản khi hết hạn sử dụng

    4. Quản lý Compensation & Benefits (C&B), giảm tải công việc cho HR: Hỗ trợ thiết lập nhiều công thức lương theo các chính sách KPI và thay đổi tuỳ biến nhanh theo nhu cầu khi có sự thay đổi của chính sách tiền lương. Hỗ trợ tính toán mức đóng BHXH và quản lý thủ tục đóng BHXH. Hỗ trợ tính toán thuế TNCN, kê khai và quyết toán thuế TNCN.

    5. Ký hợp đồng lao động điện tử và quản lý tài liệu, quy trình điện tử: Tự động tạo hợp đồng lao động dựa trên mẫu đã chọn và thông tin của người lao động. Xem xét và gửi email hợp đồng đến nhân viên. Xem hợp đồng và ký điện tử ngay trên trình duyệt. Ký duyệt hợp đồng lao động bằng chữ ký số dễ dàng trên điện thoại thông minh. Quản lý tiến độ công việc, quản lý giao việc và điện tử hoá toàn bộ quy trình tại doanh nghiệp.

TẠM KẾT

Có thể thấy, sau khi tìm hiểu về định nghĩa quản lý nhân sự là gì có thể thấy việc quản lý nhân sự không hề là công việc đơn giản. Điều này đòi hỏi các kỹ năng và sự góp sức từ nhiều bộ phận, kết hợp với các chiến lược và tầm nhìn của tổ chức. Hi vọng với bài viết trên đây, doanh nghiệp bạn đã có cái nhìn tổng quan về nhiệm vụ cũng như các kỹ năng cần có để áp dụng quản lý nhân sự hiệu quả.

Phần mềm quản lý nhân sự chuyên sâu HR24 cùng với các tính năng hữu ích sẽ giúp các doanh nghiệp, chuyên gia nhân sự tối ưu nhanh nhất quy trình của mình. Chúng tôi cung cấp bộ tính năng đầy đủ từ tuyển dụng, quản lý chấm công, tính lương, quản lý đào tạo, quản lý hồ sơ nhân viên và hợp đồng lao động điện tử,…

BẤM TẠI ĐÂY ĐỂ ĐĂNG KÝ DEMO FREE giải pháp tối ưu quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.

Hotline: (+84) 90.39.39.099 (Nguyễn Quốc Luân - Phó Trưởng Phòng Tư Vấn Dịch Vụ)