Tại Hội thảo “Cập nhật chính sách thuế và những quy định mới về hóa đơn điện tử nhằm nâng cao năng lực quản trị cho doanh nghiệp” vừa diễn ra tại Hà Hội và TP.HCM, ông Nguyễn Hữu Tân, Phó Vụ trưởng Vụ Chính sách thuế, Tổng cục Thuế cho biết, Bộ tài chính đã ban hành Thông tư số 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hoá đơn điện tử. Theo quy định của Nghị định 119/2018/NĐ-CP, thời điểm bắt buộc sử dụng HĐĐT là từ ngày 01/11/2020. Đến thời điểm này, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh phải chuyển sang sử dụng HĐĐT.
Riêng Hà Nội, TP. HCM và các đô thị lớn phải hoàn thành việc triển khai sử dụng HĐĐT trong năm 2019. Nếu doanh nghiệp, tổ chức kinh tế dùng hết hóa đơn giấy trước ngày 01/11/2019 thì sẽ chuyển sang HĐĐT, không được tiếp tục in và sử dụng hóa đơn giấy. Trường hợp chưa đủ điều kiện để dùng HĐĐT thì được dùng hóa đơn giấy, nhưng phải gửi dữ liệu hóa đơn theo mẫu quy định và thời hạn cuối cùng sử dụng hóa đơn giấy là hết ngày 31/10/2019.
Trong thời gian Thông tư 32/2011/TT-BTC còn hiệu lực thi hành (đến hết ngày 31/10/2020) thì căn cứ để kê khai nộp thuế là ngày lập trên hóa đơn điện tử. Do đó, HĐĐT có ngày lập và có chữ ký số thì dù ngày lập và ngày ký không trùng nhau vẫn là hóa đơn hợp lệ.
Theo bà Nguyễn Thị Thu Hà, Chuyên viên chính Vụ Chính sách, Tổng cục Thuế, các doanh nghiệp cần lưu ý đến thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử nói trên. Đây chính là thời điểm vàng các doanh nghiệp nên tận dụng nhằm khai thác những lợi thế của HĐĐT như: giảm chi phí in ấn, chi phí chuyển hóa đơn cho khách hàng và đặc biệt là giảm chi phí lưu trữ hóa đơn; giảm thời gian tìm kiếm hóa đơn; tăng cường khả năng bảo mật; giúp việc lưu trữ, quản lý hóa đơn dễ dàng; thuận tiện cho việc hạch toán kế toán
Thực hiện Thông tư 68, doanh nghiệp chỉ cần đăng ký loại HĐĐT sẽ sử dụng, khi được cơ quan Thuế chấp thuận, doanh nghiệp không phải thông báo phát hành, không phải đăng ký số lượng sẽ sử dụng và cũng không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như khi thực hiện Thông tư 32
Ngoài những thay đổi về ký hiệu mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và số lượng số hóa đơn tối đa thì quy định về việc phải lập hóa đơn không phân biệt giá trị khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là sự thay đổi phải lưu ý của Thông tư 68 so với Thông tư 32. Thông tư 68 cũng không quy định việc ủy nhiệm sử dụng HĐĐT cho bên thứ 3
Theo ông Lê Nguyên Hợp, Chuyên gia về hóa đơn, HĐĐT không bị hạn chế về số dòng trên hóa đơn, do vậy doanh nghiệp phải thể hiện đầy đủ danh mục hàng hóa, không được viết hóa đơn “theo hợp đồng số…” hoặc “kèm theo bảng kê”. Trường hợp cần chuyển đổi HĐĐT ra chứng từ giấy thì áp dụng tương tự như hiện nay, tức là in nhiều trang có đánh số thứ tự
Khi chuyển sang sử dụng HĐĐT theo Thông tư 68, do các doanh nghiệp sẽ còn dư HĐĐT đã phát hành theo Thông tư 32, cơ quan thuế yêu cầu và đã được các nhà cung cấp phần mềm chấp nhận, sẵn sàng hỗ trợ chuyển đổi số HĐĐT còn dư này để doanh nghiệp tiếp tục sử dụng mà không mất thêm chi phí
Một khác biệt cần lưu ý nữa là: HĐĐT chỉ sử dụng đến hết ngày 31/12 hàng năm. Do vậy, HĐĐT có ký hiệu của năm trước không được tiếp tục sử dụng cho năm sau.