Trong môi trường kinh doanh hiện nay, vai trò của kế toán tại các doanh nghiệp mới là vô cùng quan trọng. Vậy kế toán cần làm những gì khi công ty mới đi vào hoạt động? Tại sao phải thực hiện việc kê khai và nộp lệ phí môn bài? Hãy cùng TS24 khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về các nhiệm vụ của kế toán khi công ty bắt đầu hoạt động.
Mở tài khoản ngân hàng và đăng ký chữ ký số
Chữ ký số (token) hay chữ ký điện tử được coi như con dấu kỹ thuật số, hỗ trợ doanh nghiệp trong các hoạt động như nộp thuế trực tuyến, giao dịch ngân hàng điện tử, và các cổng thông tin quốc gia, giúp loại bỏ những thủ tục giấy tờ phức tạp. Một số nhà cung cấp chữ ký số phổ biến hiện nay gồm SAFE-CA, BKAV, Misa, VNPT, Viettel...
Ngoài ra, chủ doanh nghiệp cần mở tài khoản ngân hàng riêng cho công ty để sử dụng trong các giao dịch tài chính như nhận, thanh toán và rút tiền. Đây là quy định bắt buộc mà mọi doanh nghiệp mới thành lập phải tuân theo.
Kê khai và nộp lệ phí môn bài
Thời hạn nộp lệ phí môn bài
Theo Nghị định 22/2020/NĐ-CP, các doanh nghiệp mới thành lập mới được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu tiên kể từ khi hoạt động sản xuất kinh doanh. Quy định này cũng áp dụng cho các hộ gia đình và cá nhân lần đầu tiên tham gia kinh doanh.
Nghị định số 22/2020/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định số 139/2016 quy định về lệ phí môn bài (ban hành ngày 24/02/2020) cụ thể như sau:
Theo Điểm c Khoản 1 Điều 1 Nghị định 22/2020/NĐ-CP, từ ngày 25/02/2020 miễn lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập hoặc ra hoạt động sản xuất, kinh doanh (từ ngày 01/01 đến ngày 31/12) đối với:
+ Tổ chức thành lập mới (được cấp mã số thuế mới, mã số doanh nghiệp mới).
+ Hộ gia đình, cá nhân, nhóm cá nhân lần đầu ra hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Bên cạnh đó, trong giai đoạn được miễn lệ phí môn bài, nếu các doanh nghiệp nhỏ và vừa thành lập chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh, các chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh cũng sẽ được miễn lệ phí môn bài cùng thời gian với doanh nghiệp mẹ.
Ngoài ra, theo Khoản 3 Điều 1 Nghị định số 22/2020/NĐ-CP, các doanh nghiệp nhỏ chuyển đổi từ hình thức hộ kinh doanh phải thực hiện việc khai lệ phí môn bài và nộp tờ khai cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước ngày 30/1 của năm sau, khi bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh.
Mức nộp lệ phí môn bài
Tùy vào vốn điều lệ của doanh nghiệp, mức lệ phí môn bài sẽ khác nhau. Nếu vốn điều lệ trên 10 tỷ đồng, mức phí là 3.000.000 đồng/năm; dưới 10 tỷ đồng là 2.000.000 đồng/năm. Các chi nhánh, văn phòng đại diện sẽ nộp 1.000.000 đồng/năm.
Lưu ý: Kế toán của doanh nghiệp mới thành lập cần đặc biệt chú ý đến mức lệ phí môn bài. Có hai điểm quan trọng: nếu doanh nghiệp được thành lập trong 6 tháng đầu năm, sẽ phải nộp toàn bộ lệ phí của cả năm; ngược lại, nếu thành lập trong 6 tháng cuối năm (từ ngày 01/7 trở đi), chỉ phải nộp 50% lệ phí.
Kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT)
Chu kỳ kê khai thuế GTGT
Hiện nay, theo Điều 15 – Thông tư số 151/2014/TT-BTC ban hành ngày 10 tháng 10 năm 2014, người nộp thuế mới bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ thực hiện khai thuế GTGT theo chu kỳ quý. Sau 12 tháng kinh doanh, từ năm dương lịch tiếp theo, doanh nghiệp sẽ căn cứ vào doanh thu bán hàng và dịch vụ của năm trước (đủ 12 tháng) để xác định việc khai thuế GTGT theo tháng hoặc quý.
Điều 15 – Thông tư số 151/2014/TT-BTC được ban hành ngày 10 tháng 10 năm 2014 cụ thể như sau:
Trường hợp người nộp thuế mới bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh việc khai thuế GTGT được thực hiện theo quý. Sau khi sản xuất kinh doanh đủ 12 tháng thì từ năm dương lịch tiếp theo sẽ căn cứ theo mức doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ của năm dương lịch trước liền kề (đủ 12 tháng) để thực hiện khai thuế GTGT theo tháng hay theo quý.
Do đó, các doanh nghiệp mới thành lập sẽ phải nộp tờ khai thuế GTGT theo kỳ kê khai quý, tương ứng với thời điểm thành lập của doanh nghiệp. Ví dụ, doanh nghiệp thành lập tháng 8/2019 sẽ nộp tờ khai thuế GTGT từ quý 3/2019.
Phương pháp kê khai thuế GTGT
Thông thường, các kế toán của doanh nghiệp mới thành lập thường áp dụng phương pháp kê khai trực tiếp. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp muốn kê khai theo phương pháp khấu trừ, cần phải đăng ký trước.
Đối với việc kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp, doanh nghiệp phải nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng mẫu số 04/GTGT, 03/GTGT tới cơ quan thuế trong kỳ tính thuế đầu tiên kể từ khi doanh nghiệp thành lập.
Ngược lại, nếu kê khai theo phương pháp khấu trừ, doanh nghiệp phải nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng mẫu số 02/GTGT, 01/GTGT đến cơ quan thuế trong kỳ tính thuế đầu tiên tính từ thời điểm doanh nghiệp được thành lập.
Một số lưu ý khi kê khai thuế GTGT
Doanh nghiệp cần chú ý đến 4 vấn đề chính khi thực hiện kê khai thuế GTGT như sau:
Lưu ý 1: Thiếu biên bản giao nhận hàng hóa giữa bên mua và bên bán. Khi có các giao dịch kinh tế liên quan đến hàng hóa hoặc sản phẩm, kế toán có thể dựa vào hóa đơn GTGT hoặc hợp đồng kinh tế để hạch toán. Tuy nhiên, vẫn có thể thiếu biên bản giao nhận hàng hóa hoặc biên bản xác nhận công việc đã hoàn thành mà vẫn tiến hành hạch toán bình thường.
Lưu ý 2: Thông tin trên các chứng từ kế toán trong cùng một giao dịch không đồng nhất. Các sai sót thường gặp bao gồm thông tin như họ tên, ngày tháng, mã sản phẩm không trùng khớp giữa chứng từ thanh toán qua ngân hàng, phiếu nhập kho và hóa đơn GTGT. Những sai sót này thường không được cơ quan thuế chấp nhận và không được kê khai thuế GTGT.
Lưu ý 3: Thanh toán không dùng tiền mặt. Dù có quy định cấm thanh toán tiền mặt cho các giao dịch có giá trị trên 20 triệu đồng, nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm. Đối với các giao dịch với cùng một nhà cung cấp trong một ngày mà tổng giá trị vượt quá 20 triệu đồng, cơ quan thuế chỉ chấp nhận thanh toán bằng hình thức chuyển khoản.
Lưu ý 4: Sai lệch về thời điểm trên các chứng từ kế toán. Ví dụ, ngày ký hợp đồng sau ngày thanh toán, ngày giao hàng trước ngày nhập kho, hoặc ngày xuất bán hàng trước khi hàng hóa được nhập kho. Những sai lệch này đều gây khó khăn trong việc kê khai thuế đúng quy định.
Kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
Hiện nay, thuế thu nhập cá nhân có thể được kê khai theo hai kỳ: theo tháng hoặc theo quý. Đối với các doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế giá trị gia tăng theo quý, thuế thu nhập cá nhân cũng sẽ được kê khai cùng kỳ, tức là theo quý.
Bên cạnh đó, nếu trong quý có phát sinh khấu trừ thuế thu nhập cá nhân từ lương hoặc thu nhập của nhân viên, doanh nghiệp cần tiến hành kê khai thuế. Ngược lại, nếu không có khoản khấu trừ thuế nào phát sinh trong quý đó, doanh nghiệp không cần phải nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân.
Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)
Thuế thu nhập doanh nghiệp là loại thuế trực thu, áp dụng trên phần thu nhập còn lại sau khi đã trừ đi các chi phí hợp lý liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Các doanh nghiệp mới thành lập thường phải thực hiện nghĩa vụ tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo quý, dựa trên kết quả kinh doanh trong kỳ.
Lưu ý: Hiện tại, doanh nghiệp không cần nộp tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính, nhưng phải đảm bảo nộp thuế muộn nhất vào ngày thứ 30 của quý sau.
Lựa chọn và sử dụng hóa đơn
Hóa đơn GTGT
Ngày nay, căn cứ theo Khoản 2 – Điều 3 – Thông Tư số 39/2014/TT-BTC (các sửa đổi bởi Khoản 1 – Điều 5 – Thông Tư số 119/2014/TT-BTC) cụ thể như sau:
Nếu doanh nghiệp khai, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì sử dụng hóa đơn GTGT trong các hoạt động:
+ Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa.
+ Hoạt động vận tải quốc tế.
+ Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
Hóa đơn bán hàng
Đối với doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp, khi bán hàng hóa nội địa hoặc xuất vào khu phi thuế quan (coi như xuất khẩu), cần sử dụng hóa đơn bán hàng.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải đến chi cục thuế quản lý trực tiếp để làm thủ tục mua hóa đơn.
Lưu ý: Sau khi hoàn tất thủ tục thông báo phát hành hóa đơn giá trị gia tăng hoặc mua hóa đơn bán hàng từ chi cục thuế, doanh nghiệp cần lập báo cáo về tình hình sử dụng hóa đơn của mình.
Lựa chọn chế độ kế toán và phương pháp trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ)
Lựa chọn chế độ kế toán
Lựa chọn chế độ kế toán phù hợp là một bước quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp. Có ba chế độ kế toán chính mà doanh nghiệp có thể áp dụng:
Chế độ 1: Theo Thông Tư số 200/2014/TT-BTC, áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp, không phân biệt lĩnh vực hoạt động hay loại hình kinh tế.
Chế độ 2: Theo Thông Tư số 133/2016/TT-BTC, dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, bao gồm cả doanh nghiệp siêu nhỏ.
Chế độ 3: Theo Thông Tư số 132/2018/TT-BTC, áp dụng cho doanh nghiệp siêu nhỏ, trong đó có cả những doanh nghiệp siêu nhỏ nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo tỷ lệ % trên doanh thu hoặc theo thu nhập tính thuế.
Lưu ý: Doanh nghiệp siêu nhỏ có thể lựa chọn chế độ kế toán dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa (theo Thông Tư số 133/2016/TT-BTC) nếu phù hợp với yêu cầu quản lý và hoạt động kinh doanh của mình.
Do đó, doanh nghiệp mới thành lập cần xác định quy mô của mình để chọn chế độ kế toán phù hợp.
Phương pháp trích khấu hao TSCĐ
Khi lựa chọn phương pháp khấu hao tài sản cố định (TSCĐ), cần căn cứ theo Điều 13 của Thông Tư số 45/2013/TT-BTC. Có ba phương pháp khấu hao chính:
Phương pháp khấu hao đường thẳng.
Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh.
Phương pháp khấu hao theo số lượng hoặc khối lượng sản phẩm.
Doanh nghiệp có quyền tự quyết định phương pháp khấu hao và thời gian khấu hao cho TSCĐ của mình. Tuy nhiên, trước khi bắt đầu áp dụng, doanh nghiệp phải thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Ngoài ra, các phương pháp khấu hao đã chọn phải được thông báo cho cơ quan thuế và áp dụng nhất quán trong toàn bộ thời gian sử dụng tài sản cố định.
Báo cáo lao động, BHXH và kinh phí công đoàn
Báo cáo sử dụng lao động thường liên quan đến việc tổng hợp và trình bày thông tin về tình hình sử dụng lao động trong doanh nghiệp. Quy trình này bắt đầu từ việc thu thập thông tin về lao động và cập nhật tên lao động vào danh sách chính thức, nhằm mục đích nộp cho cơ quan có thẩm quyền theo quy định.
Doanh nghiệp mới thành lập cần thực hiện báo cáo về tình hình sử dụng lao động ngay khi bắt đầu hoạt động. Đồng thời, báo cáo này cần được gửi đến phòng Lao động, Thương binh và Xã hội.
Lưu ý: Các kế toán của doanh nghiệp mới cũng cần chuẩn bị và nộp thang bảng lương cho phòng Lao động, Thương binh và Xã hội.
Hồ sơ bảo hiểm xã hội
Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp cần liên hệ với liên đoàn lao động cấp huyện – nơi doanh nghiệp có trụ sở để nộp kinh phí công đoàn.
Theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH, mức đóng bảo hiểm xã hội của người lao động được tính theo công thức: “Tỷ lệ đóng × Mức tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội.”
Lưu ý:
- Mức lương tháng dùng để đóng bảo hiểm xã hội không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng đối với các chức danh cơ bản nhất hoặc những công việc trong điều kiện lao động bình thường.
- Đối với chức danh yêu cầu đào tạo nghề hoặc công việc nặng nhọc, mức lương tháng bảo hiểm xã hội phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng.
- Đối với các công việc có điều kiện lao động nặng nhọc, độc hại hoặc liên quan đến hóa chất, mức lương tháng bảo hiểm xã hội cần cao hơn từ 5% đến 7% so với mức lương của công việc tương đương trong điều kiện lao động bình thường.
Đóng kinh phí công đoàn
Bên cạnh việc đóng bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp và người lao động cũng cần thực hiện nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn hàng năm.
Theo Điều 23 Quyết Định số 1908/QĐ-TLĐ, mức đóng phí công đoàn năm 2020 được quy định như sau:
Đối với đoàn viên tại các công đoàn cơ sở: Mức đóng phí công đoàn là 1% của tiền lương làm căn cứ để đóng bảo hiểm xã hội.
Đối với đoàn viên ở công đoàn cơ sở của doanh nghiệp Nhà nước: Mức đóng là 1% của tiền lương thực lĩnh, với mức tối đa không vượt quá 10% mức lương cơ sở.
Đối với đoàn viên ở công đoàn cơ sở thuộc các doanh nghiệp có chế độ tiền lương do người sử dụng lao động quyết định: Mức đóng là 1% của tiền lương làm căn cứ để đóng bảo hiểm xã hội, với mức tối đa cũng không vượt quá 10% mức lương cơ sở.
Trong trường hợp cơ quan hoặc doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc xác định tiền lương làm căn cứ đóng đoàn phí, mức đóng tối thiểu sẽ là 1% của mức lương cơ sở.
-------------------------
CÔNG TY CỔ PHẦN TS24
🌐 Website: https://web.ts24.com.vn
☎️ Hotline CSKH: (028)-3866-4188 (Nhấn phím 1)
☎️ Hotline hỗ trợ: 1900 6154
✉️ Email: sales@ts24.com.vn