Phần mềm ezBooks của TS24 là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính, kế toán một cách hiệu quả và chính xác. Tuy nhiên, để tận dụng tối đa các tính năng và tránh những sai sót không đáng có trong quá trình sử dụng, dưới đây là những lưu ý quan trọng mà bạn nên biết:
1. Cập nhật thông tin doanh nghiệp đầy đủ và chính xác
Khi thiết lập tài khoản lần đầu trên ezBooks, hãy đảm bảo rằng thông tin doanh nghiệp của bạn, bao gồm mã số thuế, tên doanh nghiệp, địa chỉ và thông tin liên hệ được cập nhật chính xác. Điều này giúp tránh những rắc rối khi lập báo cáo tài chính hoặc xuất hóa đơn.
Kiểm tra kỹ các thông tin trước khi lưu, vì bất kỳ sai sót nào cũng có thể gây ra những lỗi hệ thống hoặc chậm trễ trong xử lý dữ liệu.
2. Phân quyền người dùng hợp lý
Phần mềm ezBooks cho phép phân quyền người dùng khác nhau trong doanh nghiệp để đảm bảo tính bảo mật và tránh sai sót do thao tác không phù hợp. Hãy đảm bảo chỉ những người có trách nhiệm mới được cấp quyền truy cập vào các chức năng quan trọng như lập báo cáo tài chính, quản lý tài khoản ngân hàng, hoặc xuất hóa đơn.
Đặc biệt lưu ý tạo các cấp độ quyền hạn khác nhau dựa trên vai trò của từng nhân viên để tránh việc dữ liệu bị thay đổi hoặc truy cập trái phép.
3. Kiểm tra kỹ dữ liệu trước khi xuất báo cáo tài chính
Một trong những tính năng quan trọng của ezBooks là hỗ trợ doanh nghiệp lập báo cáo tài chính chính xác. Trước khi xuất bất kỳ báo cáo nào, hãy kiểm tra kỹ dữ liệu nhập vào, từ chi phí đến thu nhập, nhằm đảm bảo không có lỗi sai sót hoặc số liệu bị thiếu sót.
Để tránh các lỗi về thuế hoặc vi phạm quy định pháp luật, hãy luôn cập nhật các quy định tài chính hiện hành để dữ liệu của bạn luôn tuân thủ quy định.