Trong hoạt động kế toán và kinh doanh hằng ngày, "hóa đơn" và "chứng từ" là hai khái niệm rất phổ biến. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ sự khác biệt giữa hóa đơn và chứng từ – đặc biệt là các doanh nghiệp lớn hay nhỏ, thậm chí cả nhân sự kế toán mới vào nghề.

Việc nắm rõ khái niệm và phân biệt chính xác hai loại tài liệu này sẽ giúp doanh nghiệp:
- Tuân thủ đúng quy định pháp luật,
- Giảm thiểu rủi ro về thuế,
- Nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.

Hãy cùng TS24 phân biệt chi tiết hai loại tài liệu kế toán quan trọng này nhé!

1. Hóa đơn và chứng từ là gì?

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có thể hiểu như sau:
- Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức/cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ lập ra. Hóa đơn thể hiện nội dung giao dịch bán hàng và có thể ở dạng điện tử hoặc hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in.
- Chứng từ là tài liệu ghi nhận thông tin liên quan đến thuế, phí, lệ phí theo quy định của pháp luật. Ví dụ: biên lai thu thuế, chứng từ khấu trừ thuế TNCN,…

2. Sự khác nhau giữa hóa đơn và chứng từ

➡️ Tóm lại: Hóa đơn là một dạng chứng từ nhưng không phải mọi chứng từ đều là hóa đơn. Hóa đơn thể hiện giá trị giao dịch thương mại, còn chứng từ thể hiện nghĩa vụ với Nhà nước về tài chính.

3. Thời điểm lập hóa đơn và chứng từ

3.1. Khi nào cần lập hóa đơn?

Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
- Bán hàng hóa: lập hóa đơn tại thời điểm chuyển quyền sở hữu hoặc sử dụng cho người mua, dù đã nhận tiền hay chưa.
- Cung cấp dịch vụ: lập hóa đơn khi hoàn thành dịch vụ, hoặc khi thu tiền trước nếu có.
- Trường hợp giao hàng nhiều lần: phải lập hóa đơn tương ứng với từng đợt giao.

3.2. Khi nào cần lập chứng từ?

Theo Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
- Tại thời điểm khấu trừ thuế TNCN,
- Tại thời điểm thu các khoản thuế, phí, lệ phí, đơn vị thu phải lập biên lai hoặc chứng từ và giao cho người nộp.

Kết luận

Việc hiểu và áp dụng đúng hóa đơn và chứng từ không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru mà còn tránh được nhiều rủi ro pháp lý không đáng có. Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về hai khái niệm tưởng như quen thuộc này.

TS24 – đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình chuyển đổi số, tối ưu kế toán – thuế – hóa đơn!

------------------------------------
DỊCH VỤ iXHD CỦA TS24 - Giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình xuất hóa đơn điện tử, từ khởi tạo đến lưu trữ, với các tính năng nổi bật:
   - Tạo lập hóa đơn điện tử nhanh chóng, dễ dàng.
   - Tích hợp mã hóa đơn từ cơ quan thuế tự động.
   - Hỗ trợ lưu trữ hóa đơn an toàn, bảo mật theo chuẩn pháp lý.
   - Tra cứu, quản lý và kiểm tra thông tin hóa đơn mọi lúc, mọi nơi.

Hãy trải nghiệm ngay dịch vụ iXHD để đơn giản hóa quy trình quản lý hóa đơn và tối ưu hóa hiệu suất doanh nghiệp của bạn!
------------------------------------  
Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ:
Hotline CSKH: (028)-3866-4188 (Nhấn phím 1) hoặc Hotline hỗ trợ: 1900 6154
Website: ts24.com.vn
Email: sales@ts24.com.vn
Facebook: https://www.facebook.com/TS24official