Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể gặp phải những sai sót khiến hóa đơn cần được hủy bỏ. Vậy quy trình hủy hóa đơn điện tử đã phát hành được thực hiện như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu những quy định và thủ tục cần tuân thủ để đảm bảo việc hủy hóa đơn diễn ra đúng pháp luật và tránh rủi ro cho doanh nghiệp.
1. Hủy hóa đơn điện tử là gì?
Theo Khoản 10 Điều
3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hủy hóa đơn điện tử là việc làm cho hóa đơn đó
không còn giá trị sử dụng.
Phân biệt hủy hóa
đơn và tiêu hủy hóa đơn
Nhiều doanh nghiệp
dễ nhầm lẫn giữa hủy hóa đơn điện tử và tiêu hủy hóa đơn điện tử. Hai khái niệm
này được phân biệt như sau:
- Hủy
hóa đơn: Hóa đơn không còn giá trị pháp lý nhưng vẫn tồn tại trên hệ thống
thông tin của cơ quan thuế để tham chiếu khi cần.
- Tiêu
hủy hóa đơn: Hóa đơn bị xóa hoàn toàn khỏi hệ thống, không thể truy xuất hay
tham chiếu thông tin.
Do đó, tùy vào từng trường hợp cụ thể, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình theo quy định để tránh sai sót trong kê khai thuế.
2. Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
Theo Khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điểm b Khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp cần thực hiện hủy hóa đơn điện tử trong các trường hợp sau:
Trường hợp 1:
Hóa đơn điện tử đã
được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua có sai sót.
➡ Doanh nghiệp phải thực hiện hủy hóa đơn
sai và phát hành hóa đơn mới.
Trường hợp 2:
Người bán lập hóa
đơn khi thu tiền trước/trong khi cung cấp dịch vụ, nhưng sau đó việc cung cấp dịch
vụ bị hủy/chấm dứt.
➡ Người bán phải thực hiện hủy hóa đơn đã lập
theo quy định.
3. Thủ tục hủy hóa đơn điện tử lập sai
3.1. Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua
Các bước thực hiện:
- Thông
báo hủy hóa đơn với cơ quan thuế bằng Mẫu 04/SS-HĐĐT.
- Cơ
quan thuế tiếp nhận yêu cầu và hủy hóa đơn trên hệ thống.
- Người
bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi lại cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn
thay thế.
- Gửi
hóa đơn điện tử mới cho người mua theo đúng quy định.
3.2. Trường hợp 2: Hóa đơn lập khi thu tiền trước nhưng dịch vụ bị hủy
Các bước thực hiện:
- Thực
hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập do dịch vụ không được cung cấp.
- Thông
báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.
Lưu ý:
- Cơ
quan thuế sẽ xử lý yêu cầu trong vòng 01 ngày làm việc và thông báo kết quả qua
Mẫu số 01/TB-HĐSS.
- Hóa
đơn điện tử bị hủy sẽ không còn giá trị sử dụng, nhưng vẫn được lưu trữ trên hệ
thống để phục vụ tra cứu khi cần.
4. Xử lý trường hợp hủy nhầm hóa đơn điện tử
Nếu doanh nghiệp hủy nhầm hóa đơn, cách xử lý sẽ khác nhau tùy theo thời điểm phát hiện sai sót:
Trường hợp 1:
Phát hiện ngay sau
khi hủy hóa đơn, chưa gửi thông báo Mẫu 04/SS-HĐĐT
➡ Liên hệ ngay nhà cung cấp phần mềm hóa
đơn điện tử (T-VAN) để được hỗ trợ khôi phục hóa đơn.
Trường hợp 2:
Phát hiện sau khi đã gửi thông báo hủy hóa đơn cho cơ quan thuế
➡ Liên hệ với cơ quan thuế quản lý để đề
nghị không chấp nhận việc hủy hóa đơn.
Lưu ý:
Nếu cơ quan thuế đã chấp nhận yêu cầu hủy hóa đơn (theo Mẫu số 01/TB-HĐSS), hóa
đơn đã hủy sẽ không có giá trị sử dụng. Khi đó, doanh nghiệp cần:
- Lập
văn bản thỏa thuận với bên mua về sai sót.
- Xuất
hóa đơn điện tử mới có mã của cơ quan thuế và gửi lại cho người mua.
- Kê
khai điều chỉnh thuế theo quy định tại Điều 47 Luật Quản lý Thuế 2019 và Khoản
4 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
5. Những lưu ý quan trọng khi hủy hóa đơn điện tử
- Hủy
hóa đơn điện tử chỉ thực hiện khi có lý do chính đáng, doanh nghiệp không được
tự ý hủy hóa đơn nếu không thuộc các trường hợp quy định.
- Hóa
đơn bị hủy vẫn cần được lưu trữ trên hệ thống để phục vụ tra cứu sau này.
- Doanh
nghiệp cần kiểm tra kỹ trước khi thực hiện hủy hóa đơn, tránh tình trạng hủy nhầm
gây ảnh hưởng đến việc kê khai thuế và công nợ với khách hàng.
- Nếu
phát sinh sai sót sau khi đã gửi hóa đơn cho khách hàng, doanh nghiệp cần thực
hiện lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh thay vì hủy hóa đơn.
6. Tổng kết
Hủy hóa đơn điện tử là một quy trình quan trọng, cần được thực hiện đúng quy định để tránh rủi ro về thuế và đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn. Doanh nghiệp cần nắm rõ các trường hợp hủy hóa đơn, thực hiện thủ tục đầy đủ và liên hệ cơ quan thuế hoặc nhà cung cấp phần mềm hóa đơn khi gặp sự cố để được hỗ trợ kịp thời.
Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp hóa đơn điện tử an toàn, dễ sử dụng, tuân thủ đúng quy định pháp luật, hãy trải nghiệm ngay phần mềm hóa đơn điện tử của TS24 để tối ưu quy trình quản lý hóa đơn của bạn!
------------------------------------
DỊCH VỤ iXHD CỦA TS24 - Giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình xuất hóa đơn điện tử, từ khởi tạo đến lưu trữ, với các tính năng nổi bật:
- Tạo lập hóa đơn điện tử nhanh chóng, dễ dàng.
- Tích hợp mã hóa đơn từ cơ quan thuế tự động.
- Hỗ trợ lưu trữ hóa đơn an toàn, bảo mật theo chuẩn pháp lý.
- Tra cứu, quản lý và kiểm tra thông tin hóa đơn mọi lúc, mọi nơi.
Hãy trải nghiệm ngay dịch vụ iXHD để đơn giản hóa quy trình quản lý hóa đơn và tối ưu hóa hiệu suất doanh nghiệp của bạn!
------------------------------------
Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ:
Hotline CSKH: (028)-3866-4188 (Nhấn phím 1) hoặc Hotline hỗ trợ: 1900 6154
Website: ts24.com.vn
Email: sales@ts24.com.vn
Facebook: https://www.facebook.com/TS24official
Hỗ trợ qua Telegram: https://t.me/ts24_official_chat_bot