Hóa đơn điều chỉnh giảm đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý tài chính và kế toán của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều kế toán viên vẫn gặp khó khăn khi xử lý loại hóa đơn này, đặc biệt là việc ghi nhận giá trị điều chỉnh giảm sao cho đúng quy định. Một trong những câu hỏi phổ biến nhất là: "Hóa đơn điều chỉnh giảm có được ghi số âm không?"
Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy định và cách ghi nhận hóa đơn điều chỉnh giảm theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP để tránh sai sót trong quá trình xuất hóa đơn.
1. Hóa đơn điều chỉnh giảm có được ghi số âm không?
Theo Điểm e, Khoản 1, Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, quy định như sau:
"Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh."
Như vậy, khi doanh nghiệp phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử và cần lập hóa đơn điều chỉnh, các giá trị điều chỉnh giảm sẽ được ghi bằng dấu âm (-) để phản ánh đúng thực tế điều chỉnh.
Quy định này chính thức có hiệu lực từ ngày 01/07/2022, trước đó, các hóa đơn điều chỉnh không được phép ghi số âm mà phải ghi theo cách thức khác.
2. Các trường hợp cần xuất hóa đơn điều chỉnh giảm
Hóa đơn điều chỉnh giảm được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau, đặc biệt là khi doanh nghiệp cần điều chỉnh các thông tin liên quan đến giá trị hàng hóa, thuế suất, hoặc chương trình khuyến mãi. Dưới đây là một số tình huống phổ biến cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm:
Trường
hợp 1: Hóa đơn đã lập có sai sót về giá trị, thuế suất, thành tiền
Theo
Điểm b, Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp phát hiện
hóa đơn đã lập có sai sót về số tiền, thuế suất GTGT hoặc tiền thuế cao hơn thực
tế, kế toán có thể:
- Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm.
- Hoặc xuất hóa đơn thay thế (nếu cần sửa
toàn bộ nội dung hóa đơn cũ).
Trường
hợp 2: Doanh nghiệp giảm giá hàng bán sau khi xuất hóa đơn
Sau
khi lập hóa đơn và hạch toán doanh thu, nếu doanh nghiệp phát hiện hàng hóa bị
lỗi, kém chất lượng hoặc không đáp ứng yêu cầu khách hàng và cần giảm giá cho
khách, thì phải xuất hóa đơn điều chỉnh giảm giá trị hàng hóa.
Trường
hợp 3: Doanh nghiệp áp dụng chương trình chiết khấu thương mại
Trong
một số chương trình khuyến mãi, số tiền chiết khấu thương mại cuối cùng có thể
lớn hơn mức chiết khấu đã trừ khi xuất hóa đơn ban đầu. Khi đó, doanh nghiệp cần
xuất hóa đơn điều chỉnh giảm để điều chỉnh số tiền đã tính trên hóa đơn cũ.
Trường
hợp 4: Điều chỉnh giảm doanh thu sau quyết toán công trình, dịch vụ
Trong
lĩnh vực xây dựng, lắp đặt, sau khi nghiệm thu và quyết toán công trình, doanh
thu thực tế có thể thấp hơn giá trị tạm tính ban đầu. Khi đó, doanh nghiệp cần
xuất hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu.
3. Hướng dẫn xuất hóa đơn điều chỉnh giảm theo Thông tư 78/2021/TT-BTC
Để xuất hóa đơn điều chỉnh giảm đúng quy định, kế toán cần thực hiện theo các bước dưới đây:
Bước
1:
Ghi rõ lý do điều chỉnh trên hóa đơn
- Truy
cập vào phân hệ lập hóa đơn của phần mềm hóa đơn điện tử.
- Chọn
mục "Lập hóa đơn điều chỉnh".
- Chọn
hóa đơn gốc có sai sót, hệ thống sẽ kế thừa dữ liệu từ hóa đơn gốc sang hóa đơn
điều chỉnh.
- Ghi
rõ lý do điều chỉnh trên hóa đơn.
Ví
dụ:
Điều
chỉnh giảm giá sản phẩm A từ 620.000 VNĐ xuống 550.000 VNĐ theo thỏa thuận với
khách hàng.
Bước
2:
Điền thông tin điều chỉnh trên hóa đơn
- Điều
chỉnh toàn bộ dòng hàng hóa bị sai sót (bao gồm: tên hàng hóa, số lượng, đơn
giá, thuế suất, thành tiền).
- Đối
với nội dung điều chỉnh giảm, giá trị giảm sẽ ghi số âm (-) theo quy định.
- Cập
nhật các thông tin cần thiết theo Công văn số 1647/TCT-CS năm 2023.
Bước
3:
Ký số và gửi hóa đơn cho khách hàng
- Trường
hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Doanh nghiệp ký số và
gửi trực tiếp cho người mua.
- Trường
hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Gửi hóa đơn lên cơ quan thuế
để xin cấp mã trước khi gửi cho khách hàng.
Lưu
ý quan trọng:
Nếu
hóa đơn cũ được lập theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số
04/2014/NĐ-CP, thì:
- Không
xuất hóa đơn điều chỉnh giảm.
- Phải
lập hóa đơn mới để thay thế hóa đơn cũ (theo Khoản 6, Điều 12, Thông tư
78/2021/TT-BTC).
4. Kết luận
Việc lập hóa đơn điều chỉnh giảm đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh sai sót trong kê khai thuế và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Từ ngày 01/07/2022, hóa đơn điều chỉnh giảm đã được phép ghi số âm (-) để phản ánh đúng thực tế điều chỉnh, giúp kế toán dễ dàng hạch toán và báo cáo thuế.
Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy định và cách xuất hóa đơn điều chỉnh giảm theo Thông tư 78. Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm một giải pháp hóa đơn điện tử uy tín, hãy tham khảo ngay dịch vụ iXHD của TS24 để có thể tự động hóa quy trình xuất hóa đơn của doanh nghiệp bạn.
------------------------------------
DỊCH VỤ iXHD CỦA TS24 - Giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình xuất hóa đơn điện tử, từ khởi tạo đến lưu trữ, với các tính năng nổi bật:
- Tạo lập hóa đơn điện tử nhanh chóng, dễ dàng.
- Tích hợp mã hóa đơn từ cơ quan thuế tự động.
- Hỗ trợ lưu trữ hóa đơn an toàn, bảo mật theo chuẩn pháp lý.
- Tra cứu, quản lý và kiểm tra thông tin hóa đơn mọi lúc, mọi nơi.
Hãy trải nghiệm ngay dịch vụ iXHD để đơn giản hóa quy trình quản lý hóa đơn và tối ưu hóa hiệu suất doanh nghiệp của bạn!
------------------------------------
Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ:
Hotline CSKH: (028)-3866-4188 (Nhấn phím 1) hoặc Hotline hỗ trợ: 1900 6154
Website: ts24.com.vn
Email: sales@ts24.com.vn
Facebook: https://www.facebook.com/TS24official
Hỗ trợ qua Telegram: https://t.me/ts24_official_chat_bot