Theo lộ trình mới nhất từ Nghị quyết 68-NQ/TW năm 2025 và Nghị quyết 198/2025/QH15, từ ngày 01/01/2026, các hộ kinh doanh (HKD) sẽ bắt buộc chuyển đổi mô hình từ thuế khoán sang phương pháp kê khai dựa trên doanh thu thực tế. Đây là một bước ngoặt lớn về quản lý tài chính, đặt ra thách thức không nhỏ về vấn đề hàng tồn kho – đặc biệt là với lượng hàng hóa chưa có hóa đơn chứng từ đầy đủ.
Để tránh rủi ro bị ấn định thuế hoặc loại trừ chi phí hợp lý, chủ hộ kinh doanh cần chủ động xử lý số liệu tồn kho ngay trước thời điểm giao thời. Dưới đây là quy trình chuẩn hóa giúp các HKD chuẩn bị tốt nhất cho kỳ kế toán mới.
1. Tại sao phải "làm sạch" số liệu tồn kho trước ngày 01/01/2026?
Số liệu tồn kho tại thời điểm cuối ngày 31/12/2025 sẽ chính là số dư đầu kỳ của năm tài chính 2026. Con số này đóng vai trò then chốt vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến:
- Giá vốn hàng bán: Quyết định lợi nhuận gộp trong kỳ.
- Nghĩa vụ thuế: Là căn cứ để tính thuế GTGT và thuế TNCN phải nộp theo phương pháp kê khai.
Nếu việc kiểm kê không đầy đủ hoặc thiếu chính xác, HKD sẽ đối mặt với rủi ro kê khai sai, dẫn đến việc bị cơ quan thuế loại chi phí đầu vào, truy thu thuế và xử phạt hành chính.
2. Quy trình 4 bước xử lý hàng tồn kho hiệu quả
Để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp cho kho hàng khi chuyển đổi mô hình thuế, HKD cần thực hiện nghiêm túc các bước sau:
1. Thực hiện kiểm kê và chốt số liệu thực tế (Deadline: Trước 31/12/2025)
Chủ hộ cần tiến hành kiểm đếm toàn bộ vật tư, hàng hóa và thành phẩm hiện có.
- Yêu cầu: Lập biên bản kiểm kê có đầy đủ chữ ký của chủ hộ và người thực hiện.
- Nội dung: Ghi rõ Tên hàng, Đơn vị tính, Số lượng thực tế, Giá trị (theo giá vốn) và Tình trạng phẩm chất.
- Biểu mẫu tham khảo: Mẫu 01/TNDN (Ban hành kèm Thông tư 78/2014/TT-BTC).
Đây sẽ là căn cứ pháp lý quan trọng nhất để xác lập tồn kho đầu kỳ cho năm 2026.
2. Kiện toàn hồ sơ và chứng từ đầu vào
Đối với số hàng hóa đã kiểm kê, cần rà soát lại toàn bộ chứng từ nguồn gốc:
- Với hàng có hóa đơn: Tập hợp đầy đủ các hóa đơn mua vào đang lưu trữ.
- Với hàng thiếu hóa đơn: Chủ động liên hệ nhà cung cấp để bổ sung nếu có thể.
- Với nguồn hàng đặc thù (hàng chợ, làng nghề, mua của cá nhân không kinh doanh): Cần lập "Bảng kê mua hàng" chi tiết kèm theo chứng từ thanh toán/biên nhận tiền. Đây là bước quan trọng để xác định đúng giá vốn và chứng minh nguồn gốc xuất xứ hợp pháp của hàng hóa.
3. Đánh giá lại giá trị tài sản tồn kho
Hàng hóa cần được phân loại rõ ràng thành: Hàng bán tốt, hàng chậm luân chuyển và hàng hư hỏng/lỗi mốt.
- Việc điều chỉnh giá trị về đúng thực tế giúp tránh tình trạng "đội" giá trị tồn kho ảo, gây áp lực lên dòng tiền thuế sau này.
- Đối với hàng hư hỏng không còn giá trị sử dụng: Cần lập biên bản hủy hàng để minh bạch hóa số liệu khi chuyển sang sổ sách kê khai.
4. Thiết lập hệ thống sổ sách và công cụ quản lý
Chuyển sang thuế kê khai đồng nghĩa với việc HKD phải làm quen với sự chính xác của số liệu kế toán.
- Nên bắt đầu theo dõi sổ sách kế toán cơ bản, quản lý chặt chẽ hàng tồn kho theo sổ chi tiết (nhập - xuất - tồn).
- HKD nên làm quen sớm với các phần mềm bán hàng/kế toán để ghi nhận doanh thu và chi phí hàng ngày một cách tự động và chính xác.
3. Lưu ý quan trọng về tính hợp pháp của hàng hóa
Một điểm mà nhiều chủ hộ kinh doanh thường lo lắng là vấn đề "không có hóa đơn đỏ". Tuy nhiên, cần hiểu đúng bản chất quy định: Không có hóa đơn đầu vào sẽ không bị phạt nếu hộ kinh doanh chứng minh được nguồn gốc xuất xứ và tính hợp pháp của hàng hóa.
Việc chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng (bảng kê, chứng từ thanh toán, biên bản kiểm kê) chính là "lá chắn" bảo vệ quyền lợi hợp pháp của HKD trước cơ quan quản lý nhà nước.
---------------------------------------
Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ:
Hotline CSKH: (028)-3866-4188 (Nhấn phím 1) hoặc
Hotline hỗ trợ: 1900 6154
Website: ts24.com.vn
Email: sales@ts24.com.vn
Facebook: https://www.facebook.com/TS24official