Trong quá trình kinh doanh, việc hàng hóa bị khách hàng trả lại không phải là điều hiếm gặp. Điều này có thể do sản phẩm không đạt tiêu chuẩn, lỗi kỹ thuật hoặc khách hàng thay đổi quyết định. Khi xảy ra tình huống này, một trong những vấn đề quan trọng doanh nghiệp cần giải quyết chính là cách xuất hóa đơn hoàn trả hàng sao cho đúng quy định pháp luật.
Vậy khi hàng bán bị trả lại, bên mua hay bên bán sẽ xuất hóa đơn? Cách xử lý hóa đơn trong trường hợp này như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây!
1. Hàng bán bị trả lại có cần lập hóa đơn không?
Theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn và giao cho người mua. Điều này áp dụng cho cả các trường hợp như:
Hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu.
Hàng hóa biếu, tặng, trao đổi hoặc trả thay lương.
Hàng hóa tiêu dùng nội bộ (trừ hàng luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).
Xuất hàng hóa cho vay, mượn hoặc hoàn trả hàng hóa.
Như vậy, khi người mua hoàn trả hàng cho người bán, hóa đơn hoàn trả hàng hóa bắt buộc phải được lập theo quy định pháp luật.
2. Hàng bán bị trả lại: Ai xuất hóa đơn?
Theo
Công văn 8999/CTTPHCM-TTHT năm 2023 và Công văn 73896/CTHN-TTHT năm 2023, khi
người mua trả lại hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng hoặc do lỗi sản phẩm,
quy trình lập hóa đơn được thực hiện như sau:
- Người
bán sẽ lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế để ghi nhận hàng bán bị trả
lại.
- Người
mua không cần phải xuất hóa đơn hoàn trả hàng.
Hóa đơn hoàn trả hàng hóa cần ghi nhận gì?
Khi người bán lập hóa đơn hoàn trả hàng, cần lưu ý:
Lập
hóa đơn điều chỉnh:
- Ghi
giảm số lượng hàng hóa đúng bằng số hàng bị trả lại.
- Ghi
rõ dòng chữ: "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… ngày… tháng…
năm".
Lập
hóa đơn thay thế:
- Ghi
lại số lượng hàng hóa đã trừ đi phần hàng bị trả lại.
- Ghi
chú: "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… ngày… tháng… năm".
Sau đó, người bán ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua (nếu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi lên cơ quan thuế để được cấp mã (nếu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
3. Quy trình lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa theo từng loại doanh nghiệp
Tùy theo loại hình doanh nghiệp, cách lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa có thể có một số điểm khác nhau.
3.1. Công ty cổ phần
Khi phát sinh hàng bán bị trả lại, công ty cổ phần (bên bán) lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
Sau đó, công ty tiến hành ký số trên hóa đơn mới và gửi cho người mua.
Căn cứ vào hóa đơn hoàn trả hàng hóa, công ty và người mua thực hiện kê khai thuế bổ sung trong kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn hoàn trả hàng hóa.
3.2. Công ty TNHH hai thành viên trở lên
Công ty TNHH hai thành viên trở lên cũng phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, tương tự như công ty cổ phần.
Tiến hành ký số và gửi hóa đơn mới cho người mua hoặc cơ quan thuế (tùy loại hóa đơn điện tử sử dụng).
Sau đó, doanh nghiệp kê khai thuế bổ sung dựa trên hóa đơn mới.
3.3. Công ty TNHH một thành viên
Lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế để ghi nhận hàng trả lại.
Gửi hóa đơn cho khách hàng hoặc cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới.
Doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế bổ sung theo quy định.
3.4. Công ty hợp danh
Công ty hợp danh lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế ghi nhận hàng trả lại.
Tiến hành ký số và gửi hóa đơn mới cho khách hàng hoặc cơ quan thuế.
Kê khai bổ sung theo kỳ thuế phát sinh.
3.5. Doanh nghiệp tư nhân
Khi phát sinh hàng bị trả lại, doanh nghiệp tư nhân lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
Thực hiện ký số và gửi hóa đơn cho người mua/cơ quan thuế.
Kê khai thuế bổ sung theo hóa đơn mới.
4. Những lưu ý quan trọng khi lập hóa đơn hàng bán bị trả lại
4.1. Hóa đơn phải thể hiện thuế suất thuế GTGT đúng quy định
Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế phải thể hiện mức thuế suất thuế GTGT tương ứng với từng loại hàng hóa theo pháp luật thuế giá trị gia tăng.
4.2. Việc ghi nhận hàng bán trả lại phải có thỏa thuận rõ ràng
Cần có biên bản thỏa thuận giữa hai bên ghi rõ lý do trả lại hàng và thông tin hóa đơn liên quan.
4.3. Kê khai thuế bổ sung đúng thời gian
Khi lập hóa đơn hoàn trả hàng, doanh nghiệp cần kê khai bổ sung vào kỳ tính thuế tương ứng để tránh bị xử phạt do kê khai sai lệch.
5. Kết luận
Việc xử lý hóa đơn khi hàng bán bị trả lại cần tuân thủ đúng quy định của pháp luật để tránh rủi ro về thuế và kế toán. Người bán là bên chịu trách nhiệm lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa, trong khi người mua không cần xuất hóa đơn trả hàng.
Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách lập hóa đơn khi hàng bán bị trả lại, giúp doanh nghiệp xử lý đúng quy định và tránh các sai sót không đáng có. Nếu bạn cần thêm thông tin chi tiết hoặc tư vấn chuyên sâu, hãy liên hệ với chuyên gia thuế để được hỗ trợ!
------------------------------------
DỊCH VỤ iXHD CỦA TS24 - Giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình xuất hóa đơn điện tử, từ khởi tạo đến lưu trữ, với các tính năng nổi bật:
- Tạo lập hóa đơn điện tử nhanh chóng, dễ dàng.
- Tích hợp mã hóa đơn từ cơ quan thuế tự động.
- Hỗ trợ lưu trữ hóa đơn an toàn, bảo mật theo chuẩn pháp lý.
- Tra cứu, quản lý và kiểm tra thông tin hóa đơn mọi lúc, mọi nơi.
Hãy trải nghiệm ngay dịch vụ iXHD để đơn giản hóa quy trình quản lý hóa đơn và tối ưu hóa hiệu suất doanh nghiệp của bạn!
------------------------------------
Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ:
Hotline CSKH: (028)-3866-4188 (Nhấn phím 1) hoặc Hotline hỗ trợ: 1900 6154
Website: ts24.com.vn
Email: sales@ts24.com.vn
Facebook: https://www.facebook.com/TS24official
Hỗ trợ qua Telegram: https://t.me/ts24_official_chat_bot