THEO DÕI DỰ THẢO · XUẤT NHẬP KHẨU

Dự thảo quy tắc xuất xứ AJCEP: doanh nghiệp xuất khẩu sang Nhật cần theo dõi gì?

Doanh nghiệp có hàng xuất khẩu sang Nhật Bản nên theo dõi hồ sơ dự thảo lần 2 sửa quy tắc xuất xứ AJCEP. Việc cần làm lúc này là nhận diện hồ sơ có thể chịu tác động và chuẩn bị dữ liệu để đối chiếu, không tự thay đổi cách xử lý lô hàng chỉ từ một thông tin về dự thảo.

Bản dự thảo đang ở giai đoạn nào?

Bộ Công Thương đăng hồ sơ dự thảo lần 2 sửa Thông tư 37/2022/TT-BCT về quy tắc xuất xứ hàng hóa trong Hiệp định Đối tác kinh tế toàn diện ASEAN–Nhật Bản. Trang công bố ghi thời gian lấy ý kiến từ 05/11 đến 15/11/2026. Trong bản dự thảo được kiểm tra, số thông tư và ngày hiệu lực chưa được điền. Nguồn Bộ Công Thương.

Mốc kết thúc lấy ý kiến không phải ngày quy định mới có hiệu lực. Vì vậy, bộ phận xuất nhập khẩu cần tách hai việc: theo dõi nội dung đang đề xuất và xác định văn bản áp dụng cho hồ sơ thực tế. Bài viết này phân tích cách chuẩn bị công việc; không kết luận một lô hàng cụ thể đủ điều kiện hưởng ưu đãi.

Hai nhóm nội dung cần đưa vào danh sách theo dõi

Điều 1 của dự thảo đề xuất thay Phụ lục I về quy tắc cụ thể mặt hàng và sửa Điều 34 về chuyển tiếp khi chuyển từ phiên bản HS 2017 sang HS 2022. Phần chuyển tiếp đề cập các tình huống liên quan thời điểm cấp, nộp C/O và C/O giáp lưng. Đây đều là nội dung đề xuất trong hồ sơ, chưa được trình bày ở đây như quy tắc đã có hiệu lực. Nguồn Bộ Công Thương.

Với người quản lý, câu hỏi hữu ích là: doanh nghiệp đang có những mặt hàng, thị trường và bộ chứng từ nào cần đưa vào danh sách theo dõi? Không nên chỉ chuyển đường link dự thảo cho nhân viên rồi mặc định mọi người sẽ hiểu cùng một phạm vi. Một danh sách mặt hàng có người phụ trách sẽ giúp lần rà soát sau tập trung hơn.

Chuẩn bị danh mục mặt hàng trước khi đối chiếu

TS24 đề xuất lập một bảng làm việc nội bộ gồm mã hàng của doanh nghiệp, tên thương mại, mô tả kỹ thuật, mã HS đang sử dụng, thị trường đến và người phụ trách hồ sơ. Nếu một mã hàng có nhiều biến thể, nên ghi rõ đặc điểm để tránh lấy thông tin của phiên bản này cho phiên bản khác.

Bảng này là công cụ quản trị, không thay thế việc xác định phân loại hoặc xuất xứ theo hồ sơ thực tế. Khi thấy chênh lệch giữa dữ liệu từ bán hàng, kho và bộ phận xuất nhập khẩu, hãy ghi nhận câu hỏi cần xử lý cùng tài liệu chứng minh; không tự sửa đồng loạt chỉ để các cột trông giống nhau.

Có thể bắt đầu bằng nhóm mặt hàng có đơn hàng dự kiến trong thời gian tới. Cách làm này giúp người phụ trách nhìn thấy công việc cụ thể và tránh một đợt rà soát dàn trải, nhưng thứ tự ưu tiên cuối cùng vẫn cần dựa trên hoạt động của doanh nghiệp.

Theo dõi phiên bản hồ sơ và các mốc thời gian

Một thư mục có nhiều tệp tên gần giống nhau dễ khiến người xử lý lấy nhầm bản. Nên có một chỉ mục ghi mã lô hàng, tên chứng từ, phiên bản, ngày nhận, nguồn cung cấp, người kiểm tra và trạng thái xử lý. Chứng từ đã được thay thế cần được nhận diện rõ, đồng thời giữ lịch sử để có thể giải thích thay đổi.

Với C/O, doanh nghiệp có thể chuẩn bị thông tin về ngày xuất hàng, ngày cấp và thời điểm xuất trình theo hồ sơ đang quản lý. Đây là các dữ liệu để đối chiếu khi quy định chính thức và điều kiện của trường hợp cụ thể được xác định; việc ghi đủ ngày không tự chứng minh tính hợp lệ của chứng từ.

Ví dụ giả định: cùng một lô hàng, đối tác gửi lại bản chứng từ sau khi sửa mô tả hàng. Người phụ trách nên ghi rõ bản nào đã được kiểm tra và chuyển tiếp, thay vì để bộ phận khai báo phải đoán theo thời gian tải tệp. Ví dụ chỉ minh họa quản lý phiên bản, không mô tả một thủ tục pháp lý.

Checklist phối hợp giữa các bộ phận

Bán hàng cung cấp thông tin đối tác, yêu cầu đơn hàng và các thay đổi đã thống nhất. Kho hoặc sản xuất xác nhận mô tả, mã nội bộ và dữ liệu hàng thực tế thuộc phạm vi phụ trách. Bộ phận xuất nhập khẩu tổng hợp câu hỏi về chứng từ, còn người duyệt xác nhận kết quả rà soát trước khi dữ liệu được sử dụng.

Nên có một danh sách việc còn mở: vấn đề gì, đang chờ ai, tài liệu nào còn thiếu và dự kiến khi nào xử lý. Phân công này giúp tránh tình trạng ai cũng đã nhận email nhưng chưa có người chịu trách nhiệm chốt câu trả lời. Đây là gợi ý tổ chức công việc của TS24, không phải biểu mẫu do cơ quan quản lý ban hành.

Khi có văn bản chính thức, kiểm tra lại từ đâu?

Đừng chỉ thay nhãn “dự thảo” trên tài liệu nội bộ. Người phụ trách cần đọc văn bản cuối cùng, xác định ngày hiệu lực, nội dung chuyển tiếp và phạm vi liên quan đến từng mặt hàng. Các kết luận chuẩn bị từ bản dự thảo cần được rà lại; nội dung trong bản được ban hành có thể khác.

Đối với câu hỏi vượt phạm vi dữ liệu sẵn có, nên tập hợp đầy đủ hồ sơ để trao đổi với cơ quan có thẩm quyền hoặc đơn vị tư vấn phù hợp. Bài viết không phân tích từng mã HS, không đối chiếu toàn bộ phụ lục và không thay thế đánh giá xuất xứ cho lô hàng.

Tổ chức hồ sơ cùng ezCustoms

ezCustoms được giới thiệu trên website TS24 là giải pháp khai báo hải quan điện tử và quản lý chứng từ xuất nhập khẩu. Doanh nghiệp có thể trao đổi với TS24 về nhu cầu quản lý hồ sơ, luồng dữ liệu và phạm vi kết nối phù hợp. Trang ezCustoms.

Khi trao đổi, hãy chuẩn bị một sơ đồ ngắn về cách hồ sơ đi từ bán hàng, kho đến bộ phận khai báo. Nêu rõ nơi đang nhập lại dữ liệu, cách duyệt phiên bản và tình huống khó tra cứu. Đây là đầu vào để thảo luận phạm vi triển khai; phần mềm không tự thay thế căn cứ pháp lý hoặc quyết định của người có trách nhiệm.