Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh và hạch toán của doanh nghiệp. Tuy nhiên, sai sót trong quá trình lập hóa đơn, đặc biệt là sai tên hàng hóa, là tình huống thường gặp và có thể ảnh hưởng đến việc kê khai thuế cũng như quản lý tài chính.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách xử lý sai sót khi viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử, dựa trên các quy định pháp lý hiện hành.

1. Căn cứ pháp lý xử lý sai sót hóa đơn

Theo quy định, việc lập và quản lý hóa đơn điện tử phải tuân thủ các hướng dẫn tại:

    - Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021.

    - Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020.

Những quy định này cung cấp quy trình cụ thể để xử lý các trường hợp sai sót trong hóa đơn điện tử, đảm bảo thống nhất và tuân thủ pháp luật.

2. Xử lý sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử

2.1. Trường hợp hóa đơn điện tử chưa gửi cho người mua

Theo Khoản 1, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót trước khi gửi cho người mua, quy trình xử lý như sau:

    - Thông báo hủy hóa đơn: Người bán thông báo sai sót đến cơ quan thuế bằng Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA).

    - Lập hóa đơn mới: Người bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế cấp mã thay thế.

    - Hủy hóa đơn sai sót: Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn sai sót trên hệ thống.

2.2. Trường hợp hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua

Nếu hóa đơn điện tử (có hoặc không có mã của cơ quan thuế) đã gửi cho người mua và phát hiện sai sót, xử lý theo Khoản 2, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

Cách 1: Điều chỉnh hóa đơn

Người bán lập hóa đơn điều chỉnh, ghi rõ sai sót và điều chỉnh thông tin.

Nếu có thỏa thuận, người mua và người bán cần lập văn bản ghi rõ nội dung sai sót trước khi điều chỉnh.

Hóa đơn điều chỉnh cần ghi dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Cách 2: Thay thế hóa đơn

Người bán lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn sai sót.

Trường hợp có thỏa thuận, cần lập văn bản xác nhận nội dung sai sót trước khi lập hóa đơn thay thế.

Hóa đơn mới cần ghi dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Lưu ý:

Người bán ký số trên hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.

Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế: Gửi trực tiếp cho người mua.

Hóa đơn có mã của cơ quan thuế: Gửi cơ quan thuế để cấp mã trước khi gửi cho người mua.

3. Hóa đơn điều chỉnh có hủy được không?

Theo Công văn 1647/TCT-CS năm 2023, nếu hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế tiếp tục có sai sót, doanh nghiệp cần:

     - Lập hóa đơn mới (F2) để điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn trước đó.

     - Không được hủy hóa đơn điều chỉnh/thay thế đã lập trước đó.

     - Quy trình xử lý phải tuân thủ nguyên tắc:

     - Đã chọn phương pháp điều chỉnh thì phải tiếp tục điều chỉnh.

     - Đã chọn phương pháp thay thế thì phải tiếp tục thay thế.

4. Lưu ý quan trọng

Sai sót trên hóa đơn cần được xử lý kịp thời để tránh ảnh hưởng đến việc kê khai thuế.

Lựa chọn phương pháp điều chỉnh hay thay thế cần được thực hiện nhất quán đến khi hóa đơn chính xác.

Đảm bảo sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử uy tín để hạn chế sai sót và thuận tiện trong việc xử lý.

Kết luận

Sai sót trong việc viết tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử là điều không tránh khỏi, nhưng với các quy định pháp lý rõ ràng, doanh nghiệp có thể xử lý nhanh chóng và đúng quy trình. Việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử chuyên nghiệp như iXHD của TS24 sẽ giúp bạn quản lý hóa đơn hiệu quả, giảm thiểu sai sót và tuân thủ pháp luật một cách dễ dàng.

Nếu bạn cần hỗ trợ về hóa đơn điện tử, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết và trải nghiệm các giải pháp hiện đại nhất!

------------------------

Dịch vụ iXHD - Giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình xuất hóa đơn điện tử, từ khởi tạo đến lưu trữ, với các tính năng nổi bật:

   - Tạo lập hóa đơn điện tử nhanh chóng, dễ dàng.

   - Tích hợp mã hóa đơn từ cơ quan thuế tự động.

   - Hỗ trợ lưu trữ hóa đơn an toàn, bảo mật theo chuẩn pháp lý.

   - Tra cứu, quản lý và kiểm tra thông tin hóa đơn mọi lúc, mọi nơi.

Hãy trải nghiệm ngay phần mềm iXHD để đơn giản hóa quy trình quản lý hóa đơn và tối ưu hóa hiệu suất doanh nghiệp của bạn!

------------------------

Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ:

Hotline CSKH: (028)-3866-4188 (Nhấn phím 1) hoặc Hotline hỗ trợ: 1900 6154 1900 6154

Website: ts24.com.vn

Email: sales@ts24.com.vn