Sổ bảo hiểm xã hội là loại sổ dùng để ghi chép quá trình đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội (BHXH) cũng như làm cơ sở để giải quyết các chế độ này. Chính vì vậy, đây là loại sổ vô cùng quan trọng đối với người lao động
1. Cách đăng ký để được cấp sổ bảo hiểm xã hội
Theo khoản 1 Điều 96 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, sổ BHXH được cấp cho người lao động tham gia BHXH.
Thủ tục đăng ký tham gia BHXH lần đầu được quy định tại Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH như sau:
Về hồ sơ đăng ký
* Đối với người lao động:
Người lao động nộp cho người sử dụng lao động 01 bộ hồ sơ gồm:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK1-TS);
- Trường hợp được hưởng quyền lợi bảo hiểm y tế cao hơn thì bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có).
* Đối với người sử dụng lao động:
Người sử dụng lao động tập hợp hồ sơ từ người lao động cùng các giấy tờ:
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK3-TS);
- Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS);
- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
Về trình tự thực hiện
- Doanh nghiệp nộp hồ sơ tới cơ quan bảo hiểm xã hội theo một trong các hình thức: Giao dịch điện tử, dịch vụ bưu chính công ích hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH.
Lưu ý: Chi nhánh của doanh nghiệp thì đóng BHXH tại địa bàn nơi cấp giấy phép kinh doanh cho chi nhánh.
- Sau 05 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ, doanh nghiệp nhận sổ BHXH và thẻ bảo hiểm y tế cho người lao động.
2. Sổ bảo hiểm xã hội ai giữ?
Trước đây, chủ sử dụng lao động là người có trách nhiệm giữ sổ BHXH cho nhân viên của mình.
Thế nhưng, từ ngày 01/01/2016 - ngày Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 có hiệu lực thì người lao động là người có trách nhiệm giữ và bảo quản sổ BHXH của mình (theo khoản 3 Điều 19).
Rất nhiều người đã bày tỏ niềm vui mừng khi được trực tiếp cầm sổ để theo dõi quá trình đóng bảo hiểm xã hội, nhưng cũng không ít người thể hiện sự lo ngại về việc có thể bị thất lạc sổ trong quá trình giữ.
Tuy nhiên, cũng theo quy định của Luật này, dù người lao động tự giữ sổ nhưng cơ quan bảo hiểm vẫn lưu chứng từ điện tử trên hệ thống quản lý. Do đó, nếu người lao động làm mất, hỏng sổ vẫn được cơ quan bảo hiểm xã hội cấp lại và không ảnh hưởng đến quá trình đóng.
3. Cách tra cứu số sổ bảo hiểm xã hội
Đối với người tham gia bảo hiểm, số sổ BHXH đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi quá trình đóng cũng như việc hưởng các chế độ.
Để biết chính xác số sổ của mình, người lao động có thể tra cứu theo cách dưới đây:
- Truy cập vào đường link: https://baohiemxahoi.gov.vn/tracuu/Pages/tra-cuu-ho-gia-dinh.aspx
- Nhập đầy đủ, chính xác thông tin tại các mục:
(1) Tỉnh/TP* : Là tỉnh/thành phố thường trú (quê quán đăng ký trong hộ khẩu hoặc chứng minh nhân dân).
(2) CMND: Nhập số chứng minh nhân dân.
(3) Họ Tên* : Nhập họ và tên của người cần tra cứu (không dấu hoặc có dấu).
Tích chọn có dấu hoặc không dấu tương ứng với cách viết họ và tên ở mục (3).
(4) Tích chọn vào ô vuông để xác thực.
tra cứu số sổ BHXH
- Ấn vào “Tra cứu”.
Kết quả trả về là mã số BHXH của người tham gia cùng các thông tin liên quan như họ tên, giới tính, ngày sinh, mã hộ, địa chỉ…
4. Mất sổ bảo hiểm xã hội, làm thế nào để được cấp lại?
Điều 27 và Điều 29 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định cụ thể thủ tục cấp lại sổ BHXH.
Về hồ sơ
Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK1-TS).
Về trình tự thực hiện
- Người lao động nộp hồ sơ cấp lại sổ cho cơ quan BHXH hoặc nộp thông qua đơn vị đang làm việc và trong thời gian không quá 10 ngày kể từ nhận đủ hồ sơ, người lao động sẽ được nhận sổ BHXH mới.
- Trường hợp cần phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động làm việc thì không quá 45 ngày.
5. Thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội
Về nguyên tắc, mỗi người lao động chỉ có 01 sổ BHXH duy nhất. Tuy nhiên, do nhiều lần thay đổi công việc mà không ít người lao động vẫn có từ 02 sổ BHXH trở lên. Song, để đảm bảo quyền lợi cho mình, người lao động nên làm thủ tục gộp sổ.
Theo quy định tại Điều 27 Quyết định 595, thủ tục gộp sổ BHXH thực hiện như sau:
Về hồ sơ
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK1-TS: Đối với người lao động);
- Sổ BHXH (Tất cả các sổ mà người lao động có);
- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS: Đối với doanh nghiệp).
Về trình tự thực hiện
- Người lao động nộp hồ sơ cho người sử dụng lao động nơi mình đang làm việc hoặc trực tiếp nộp tại cơ quan BHXH nơi tham gia bảo hiểm.
- Không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định hoặc không quá 45 ngày trong trường hợp cần xác minh quá trình đóng BHXH ở các tỉnh khác nhau hoặc ở nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc thì người lao động được cấp sổ BHXH mới.
Lưu ý:
Theo điểm e khoản 3 Điều 43 Quyết định 595, nếu người lao động có từ 02 sổ BHXH trở lên mà có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi.
6. Người lao động có được tự chốt sổ BHXH hay không?
Về vấn đề này, khoản 3 Điều 47 Bộ luật Lao động năm 2012 có nêu:
Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ BHXH cùng những giấy tờ khác đã giữ lại của người lao động.
Đồng thời, khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 cũng nêu:
Người sử dụng lao động phối hợp với cơ quan BHXH trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng BHXH khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.
Như vậy, trách nhiệm chốt sổ BHXH thuộc về người sử dụng lao động, người lao động không thể tự chốt sổ cho mình.