Trong công tác quản trị tài chính tại doanh nghiệp, chi phí tiền lương luôn chiếm tỷ trọng lớn và là mục tiêu kiểm tra trọng điểm của cơ quan Thuế. Tuy nhiên, kể từ đầu năm 2026, các đơn vị cần đặc biệt cẩn trọng với hình thức chi trả bằng tiền mặt để tránh rủi ro bị loại khỏi chi phí hợp lý khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
1. Căn cứ pháp lý mới nhất về hình thức thanh toán tiền lương
Sự thay đổi này bắt nguồn từ việc thực thi Nghị định 320/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 15/12/2025). Để làm rõ các vướng mắc thực tế, Bộ Tài chính đã ban hành Công văn số 218/CST-TN ngày 27/01/2026, thống nhất hướng dẫn trên phạm vi toàn quốc về điều kiện khấu trừ chi phí đối với khoản chi tiền lương, tiền công.
Quy định mới này đánh dấu một bước ngoặt trong việc đẩy mạnh thanh toán không dùng tiền mặt trong khu vực kinh tế tư nhân, đồng thời tăng cường sự minh bạch trong dòng tiền của doanh nghiệp.
2. Điều kiện để tiền lương được tính là chi phí được trừ
Trước đây, doanh nghiệp chỉ cần đảm bảo "tính có thật" của chi phí thông qua: Hợp đồng lao động, bảng lương và chứng từ ký nhận tiền mặt (phiếu chi). Tuy nhiên, theo hướng dẫn mới tại Công văn 218/CST-TN, điều kiện về hình thức thanh toán đã trở thành yếu tố bắt buộc:
Ngưỡng giới hạn: Các khoản chi tiền lương, tiền công cho mỗi lần chi trả từ 05 triệu đồng trở lên.
Hình thức bắt buộc: Phải thực hiện thông qua các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản qua ngân hàng, ví điện tử của doanh nghiệp...).
Hệ quả pháp lý: Nếu chi trả bằng tiền mặt cho các khoản trên 05 triệu đồng, toàn bộ chi phí này sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN, bất kể doanh nghiệp có đầy đủ hồ sơ ký nhận hay bảng lương kèm theo.
3. Những rủi ro tiềm ẩn khi chậm chuyển đổi phương thức trả lương
Việc duy trì thói quen chi trả tiền mặt đối với các khoản lương lớn sẽ đẩy doanh nghiệp vào những tình huống bất lợi sau:
Truy thu thuế TNDN: Do chi phí lương bị loại, lợi nhuận tính thuế sẽ tăng lên tương ứng, dẫn đến số thuế TNDN phải nộp tăng cao.
Tiền chậm nộp và xử phạt: Doanh nghiệp có thể phải đối mặt với các khoản phạt vi phạm hành chính về thuế và tiền chậm nộp tính trên số thuế truy thu.
Rủi ro kiểm tra chuyên sâu: Việc không tuân thủ quy định về thanh toán không dùng tiền mặt có thể là dấu hiệu để cơ quan Thuế đưa doanh nghiệp vào danh sách kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất về tính minh bạch tài chính.
4. Khuyến nghị cho bộ phận Kế toán và Chủ doanh nghiệp
Để đảm bảo an toàn cho kỳ quyết toán thuế năm 2025 và các năm tiếp theo, doanh nghiệp cần thực hiện ngay các bước sau:
Rà soát danh sách chi trả: Phân loại các khoản lương, thưởng, phụ cấp có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên để áp dụng hình thức chuyển khoản.
Cập nhật quy chế tài chính: Điều chỉnh nội dung quy chế lương, thưởng của công ty phù hợp với Nghị định 320/2025/NĐ-CP để tạo cơ sở pháp lý nội bộ.
Chuẩn hóa chứng từ: Đảm bảo chứng từ chuyển khoản phải khớp với danh sách bảng lương và thông tin người thụ hưởng trên hợp đồng lao động.
Việc nắm bắt kịp thời các văn bản hướng dẫn như Công văn 218/CST-TN không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa số thuế phải nộp mà còn xây dựng nền tảng quản trị tài chính hiện đại, đúng pháp luật.
---------------------------------------
Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ:
Hotline CSKH: (028)-3866-4188 (Nhấn phím 1) hoặc
Hotline hỗ trợ: 1900 6154
Website: ts24.com.vn
Email: sales@ts24.com.vn
Facebook: https://www.facebook.com/TS24official