Trong hoạt động kinh doanh, việc lập hóa đơn đúng thời điểm không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi về thuế của doanh nghiệp. Tuy nhiên, thực tế nhiều trường hợp hóa đơn đầu vào vẫn bị lập sai thời điểm, dẫn đến những rủi ro nhất định. Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ căn cứ pháp lý, rủi ro tiềm ẩn và cách xử lý khi gặp tình huống này.
1. Căn cứ pháp lý cập nhật 2025.
Một số văn bản quan trọng liên quan đến hóa đơn xuất sai thời điểm gồm:
- Công văn 2731/TCT-CS (2016): hướng dẫn về chi phí khi sử dụng hóa đơn lập không đúng thời điểm.
- Thông tư 78/2014/TT-BTC, được sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC: quy định các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
- Công văn 2866/CT-TTHT (2019): nêu rõ điều kiện tính chi phí được trừ đối với hóa đơn xuất sai thời điểm.
2. Rủi ro khi hóa đơn đầu vào sai thời điểm.
a) Đối với thuế GTGT
Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào yêu cầu hóa đơn phải hợp pháp, phục vụ cho hoạt động kinh doanh chịu thuế. Nếu hóa đơn bị lập sai thời điểm, cơ quan thuế có thể từ chối khấu trừ.
b) Đối với thuế TNDN
Chi phí được trừ phải có chứng từ hợp lệ và liên quan đến hoạt động kinh doanh. Nếu hóa đơn bị coi là không hợp lệ, chi phí đó có thể bị loại.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có đầy đủ hợp đồng, báo giá, biên bản bàn giao… chứng minh giao dịch là thực tế thì chi phí vẫn có thể được tính và khấu trừ thuế GTGT.
Nguồn: Internet
3. Cách xử lý hóa đơn đầu vào xuất sai thời điểm.
Theo quy định hiện hành, bên mua vẫn được đưa vào chi phí khi tính thuế TNDN và khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu đáp ứng điều kiện:
- Giao dịch có thật.
- Có chứng từ, thanh toán hợp lệ.
- Bên bán đã kê khai và nộp thuế đầy đủ.
Quy trình xử lý gồm 4 bước:
- Hai bên (bán – mua) thống nhất lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh.
- Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn sai thời điểm.
- Người bán ký số, phát hành và gửi cho bên mua hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
- Cả hai bên lưu giữ biên bản điều chỉnh để phục vụ giải trình với cơ quan thuế.
Lưu ý khi lập hóa đơn:
- Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày… tháng… năm…”.
- Nếu thay thế, hóa đơn mới cần ghi: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày… tháng… năm…”.
Nguồn: Internet
4. Kết luận.
- Bên mua: vẫn được đưa vào chi phí hợp lệ và khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu có đủ hồ sơ, chứng từ và giao dịch là thật.
- Bên bán: sẽ bị xử phạt vì lập hóa đơn sai thời điểm, mức phạt cụ thể tùy theo tình huống vi phạm.
5. TS24 – đồng hành cùng doanh nghiệp trong quản lý hóa đơn điện tử
Với giải pháp iXHD của TS24, doanh nghiệp có thể:
- Lập, phát hành và quản lý hóa đơn điện tử đúng quy định.
- Hạn chế sai sót về thời điểm lập hóa đơn.
- Dễ dàng điều chỉnh, thay thế hóa đơn khi phát sinh lỗi, đảm bảo tuân thủ pháp luật.
---------------------------------------
Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ:
Hotline CSKH: (028)-3866-4188 (Nhấn phím 1) hoặc Hotline hỗ trợ: 1900 6154
Website: ts24.com.vn
Email: sales@ts24.com.vn
Facebook: https://www.facebook.com/TS24official