Trong quá trình hoạt động, việc hóa đơn bị loại khi kiểm tra và đối chiếu thuế là tình huống nhiều doanh nghiệp có thể gặp phải. Việc xử lý đúng và hạch toán chính xác những hóa đơn này không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn giúp giảm thiểu rủi ro về thuế và tài chính. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách hạch toán các loại hóa đơn bị loại cụ thể và chi tiết nhất.
1. Hạch toán hóa đơn là gì?
Hạch toán hóa đơn
là quá trình ghi nhận và xử lý các thông tin từ hóa đơn vào sổ sách kế toán của
doanh nghiệp. Mục đích chính của hạch toán hóa đơn là phản ánh chính xác các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đảm bảo tính minh bạch, đúng đắn cho các báo cáo
tài chính.
Hạch toán hóa đơn
được thực hiện trên cơ sở các thông tin ghi nhận từ hóa đơn đầu vào hoặc đầu
ra. Tùy thuộc vào từng loại hóa đơn, mục đích sử dụng và tình trạng bị loại, kế
toán sẽ áp dụng cách ghi sổ phù hợp theo đúng chuẩn mực kế toán.
2. Hóa đơn bị loại hạch toán như thế nào?
2.1 Hạch toán hóa đơn mua hàng bị loại như thế nào?
Trường hợp 1:
Hóa đơn không đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào:
Nợ TK 642
(Chi phí quản lý doanh nghiệp) hoặc TK 154 (Chi phí sản xuất, kinh doanh
dở dang): Giá trị hàng hóa/dịch vụ
Có TK 133 (Thuế GTGT được khấu
trừ): Số thuế GTGT đã kê khai
Trường hợp 2: Hóa
đơn bị loại sau khi đã thanh toán
Nợ TK 138
(Phải thu khác) hoặc TK 331 (Phải trả người bán): Giá trị hóa đơn bị loại
Có TK 642 (Chi phí quản lý
doanh nghiệp) hoặc TK 154 (Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang): Giá trị
hàng hóa/dịch vụ
2.2 Hạch toán hóa đơn bán hàng bị loại
Trường hợp 1:
Hạch toán hóa đơn bán hàng không hợp lệ
Nợ TK 511
(Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ): Giá trị hàng hóa/dịch vụ
Có TK 3331
(Thuế GTGT phải nộp): Số thuế GTGT đã kê khai.
Trường hợp 2: Hóa
đơn bị loại sau khi đã kê khai thuế GTGT
Nợ TK 3331
(Thuế GTGT phải nộp): Số thuế GTGT đã kê khai.
Có TK 511
(Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ): Giá trị hàng hóa/dịch vụ
Nợ TK 3331
(Thuế GTGT phải nộp): Số thuế GTGT đã kê khai.
Có TK 131
(Phải thu khách hàng): Giá trị đã thu từ khách hàng
2.3 Hạch toán hóa đơn chi phí văn phòng, điện nước bị loại
Nợ TK 642
(Chi phí quản lý doanh nghiệp): Giá trị hóa đơn bị loại
Có TK 133
(Thuế GTGT được khấu trừ): Số thuế GTGT đã kê khai.
2.4 Hạch toán hóa đơn lãi vay, chi phí tài chính bị loại
Nợ TK 635
(Chi phí tài chính): Giá trị chi phí tài chính bị loại
Có TK 133
(Thuế GTGT được khấu trừ): Số thuế GTGT đã kê khai.
2.5 Hạch toán hóa đơn chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ bị loại
Nợ TK 621
(Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp) hoặc TK 623 (Chi phí sử dụng máy thi
công): Giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ bị loại
Có TK 133
(Thuế GTGT được khấu trừ): Số thuế GTGT đã kê khai.
2.6 Hạch toán hóa đơn mua sắm tài sản cố định bị loại
Nợ TK 211
(Tài sản cố định hữu hình): Giá trị tài sản cố định bị loại
Có TK 133
(Thuế GTGT được khấu trừ): Số thuế GTGT đã kê khai.
2.7 Hạch toán hóa đơn chi phí tiếp thị, quảng cáo bị loại
Nợ TK 641
(Chi phí bán hàng): Giá trị chi phí tiếp thị, quảng cáo bị loại
Có TK 133
(Thuế GTGT được khấu trừ): Số thuế GTGT đã kê khai.
3. Lưu Ý Quan Trọng Khi Xử Lý Hóa Đơn Bị Loại
Kiểm tra nguyên
nhân hóa đơn bị loại: Do sai sót về nội dung, không đủ điều kiện
khấu trừ thuế hay vi phạm quy định pháp luật.
Lưu trữ chứng từ đầy
đủ:
Giữ lại hóa đơn gốc, biên bản điều chỉnh, và các giấy tờ liên quan để giải
trình khi cơ quan thuế kiểm tra.Báo cáo kịp thời: Thực hiện kê khai điều
chỉnh hoặc nộp tờ khai bổ sung đúng hạn để tránh bị xử phạt.
-------------------------
ezBooks – Giải pháp quản lý tài chính kế toán tối ưu cho doanh nghiệp
Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý tài chính kế toán giúp tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa quy trình và đảm bảo sự chính xác trong công tác kế toán, ezBooks chính là lựa chọn hoàn hảo cho doanh nghiệp của bạn. Với giao diện thân thiện, dễ sử dụng và các tính năng mạnh mẽ như quản lý hóa đơn, lập báo cáo tài chính tự động, và bảo mật dữ liệu cao cấp, ezBooks sẽ là trợ thủ đắc lực giúp doanh nghiệp bạn phát triển bền vững.
Đăng ký ngay hôm nay để nhận tư vấn và trải nghiệm các tính năng tuyệt vời của ezBooks hoặc liên hệ với chúng tôi qua hotline để nhận ưu đãi đặc biệt dành cho khách hàng mới!
-------------------------
Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ:
Hotline CSKH: (028)-3866-4188 (Nhấn phím 1) hoặc Hotline hỗ trợ: 1900 6154
Website: ts24.com.vn
Email: sales@ts24.com.vn
Facebook: www.facebook.com/TS24official
Hỗ trợ qua Telegram: https://t.me/ts24_official_chat_bot