Khi bước vào năm 2025, hệ thống hóa đơn điện tử tại Việt Nam sẽ có một số thay đổi quan trọng liên quan đến ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, và số hóa đơn. Những điều chỉnh này không chỉ giúp quản lý minh bạch hơn mà còn chuẩn hóa các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hãy cùng TS24 tìm hiểu chi tiết về những thay đổi này để chuẩn bị tốt nhất cho năm mới.

​1. Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự số tự nhiên từ 1 đến 6, dùng để phân loại các loại hóa đơn điện tử theo chức năng. Cụ thể:
   - Số 1: Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.
   - Số 2: Hóa đơn điện tử bán hàng.
   - Số 3: Hóa đơn điện tử bán tài sản công.
   - Số 4: Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
   - Số 5: Hóa đơn điện tử khác như tem, vé, phiếu thu điện tử.
   - Số 6: Chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn, bao gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
Điều này giúp phân biệt rõ ràng các loại hóa đơn và chứng từ, hỗ trợ việc quản lý dễ dàng hơn.

​2. Ký hiệu hóa đơn điện tử

Ký hiệu hóa đơn điện tử gồm 6 ký tự, gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:
- Ký tự đầu tiên: chữ cái "C" (có mã của cơ quan thuế) hoặc "K" (không có mã của cơ quan thuế).
Hai ký tự tiếp theo là hai chữ số Ẩ Rập: thể hiện năm phát hành hóa đơn, xác định theo 2 số cuối của năm dương lịch. Ví dụ, năm 2025 sẽ là "25".
- Ký tự tiếp theo là 1 một chữ cái đại diện cho loại hóa đơn được quy định, bao gồm:
    T: Hóa đơn do doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng.
    D: Hóa đơn bán tài sản công, dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng
    L: Hóa đơn cấp theo từng lần phát sinh.
    M: Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
    N: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
    B: Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
    G: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng.
    H: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.

- Hai ký tự cuối: tự do do người bán tự xác định để phục vụ nhu cầu quản lý, hoặc mặc định là "YY".

Ví dụ: Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng có mã cơ quan thuế phát hành trong năm 2025 có thể mang ký hiệu "1C25TYY".

​3. Số hóa đơn khi bắt đầu năm 2025

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, số hóa đơn sẽ được đặt lại từ số 1 vào ngày 01/01 hàng năm. Hệ thống tự động cập nhật dải số hóa đơn mới cho năm 2025, giúp việc quản lý hóa đơn được liên tục và minh bạch.
Khi chuyển đổi ký hiệu hóa đơn sang năm mới, hệ thống tự động chuyển số lượng hóa đơn còn lại từ ký hiệu năm cũ sang ký hiệu hóa đơn cho năm mới.
Ví dụ:
Năm 2024, hóa đơn có ký hiệu "1C24TAA" còn 100 số.
Sang năm 2025, ký hiệu sẽ là "1C25TAA" với tổng 100 số, bắt đầu từ số 1.

​4. Các lưu ý quan trọng

Đối với khách hàng sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử:
   - Hệ thống sẽ tự động chuyển đổi ký hiệu và dải số hóa đơn sang năm 2025.
   - Khách hàng cần phát hành hết hóa đơn năm 2024 trước ngày 01/01/2025.
   - Đối với các hệ thống tích hợp, hóa đơn phát hành từ 01/01/2025 cần sử dụng ký hiệu theo năm mới.

Trách nhiệm của doanh nghiệp:
   - Đảm bảo thực hiện đúng quy định về phát hành và sử dụng hóa đơn.
   - Kiểm tra kỹ lưỡng việc chuyển đổi để tránh sai sót trong quá trình sử dụng.

​Kết luận

Những thay đổi về ký hiệu và số hóa đơn năm 2025 không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý mà còn tạo sự đồng nhất và minh bạch trong hệ thống hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định này để chuẩn bị tốt nhất cho năm mới, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa quy trình kinh doanh.

------------------------
Dịch vụ iXHD - Giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình xuất hóa đơn điện tử, từ khởi tạo đến lưu trữ, với các tính năng nổi bật:
   - Tạo lập hóa đơn điện tử nhanh chóng, dễ dàng.
   - Tích hợp mã hóa đơn từ cơ quan thuế tự động.
   - Hỗ trợ lưu trữ hóa đơn an toàn, bảo mật theo chuẩn pháp lý.
   - Tra cứu, quản lý và kiểm tra thông tin hóa đơn mọi lúc, mọi nơi.

Hãy trải nghiệm ngay phần mềm iXHD để đơn giản hóa quy trình quản lý hóa đơn và tối ưu hóa hiệu suất doanh nghiệp của bạn!
------------------------
Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ:
Hotline CSKH: (028)-3866-4188 (Nhấn phím 1) hoặc Hotline hỗ trợ: 1900 6154 1900 6154|
Website: ts24.com.vn
Email: sales@ts24.com.vn
Facebook: https://www.facebook.com/TS24official
Hỗ trợ qua Telegram: https://t.me/ts24_official_chat_bot