Trả lời công văn số 01/CV-MH ngày 24/6/2018 và công văn số 02/CV-MH ngày 02/8/2018 của Công ty Cổ phần Thương mại Minh Hoa (sau đây gọi tắt là Công ty) về việc sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT), Cục thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau:

- Căn cứ Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ quy định:

+ Tại Điều 6 quy định các nội dung của hóa đơn điện tử:

“Điều 6. Nội dung của hóa đơn điện tử

...(Xem chi tiết tại văn bản)...

Căn cứ các quy định trên, Cục Thuế TP Hà Nội trả lời nguyên tắc như sau:

1. Về việc miễn chữ ký số của người mua trên hóa đơn điện tử:

Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa Công ty với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu, hồ sơ, chứng từ liên quan khác... thì Công ty lập HĐĐT theo quy định, trên HĐĐT không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (trừ trường hợp người mua là đơn vị kế toán yêu cầu phải, có chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn).

2. Về việc lập hóa đơn điều chỉnh khi chưa kê khai thuế:

Trường hợp Công ty có HĐĐT đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế GTGT nếu phát hiện sai thì không thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh. Công ty chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Công ty (Người bán) thực hiện lập HĐĐT mới để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số..., ký hiệu, gửi ngày tháng năm” theo quy định tại Khoản 1 Điều 9 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính. Việc hủy HĐĐT có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thỏa thuận. HĐĐT đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

3. Về chữ ký của người đại diện pháp luật và tiêu thức dấu người bán trên HĐĐT chuyển đổi sang hóa đơn giấy:

Trường hợp Công ty tổ chức mô hình bán lẻ hàng hóa tại 03 điểm kinh doanh với nhiều chi dẫn đến việc luân chuyển hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy về trụ sở chính để ký và đóng dấu của người bán gặp khó khăn, nếu việc chuyển đổi HĐĐT đáp ứng các điều kiện theo quy định của Thông tư số 32/2011/TT-BTC và hệ thống HĐĐT cho phép kiểm soát chặt chẽ việc chuyển đổi HĐĐT sang giấy và chỉ được chuyển đổi 01 lần thì trên HĐĐT chuyển đổi không nhất thiết phải có dấu của người bán. Các tiêu thức khác vẫn phải đảm bảo theo quy định. Công ty được ủy quyền cho cơ sở bán hàng ký trên HĐĐT chuyển đổi. Công ty phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về việc chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy.

4. Về chữ ký điện tử trên văn bản thỏa thuận khi phát hiện sai sót trong quá trình lập HĐĐT:

Để tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty trong quá trình lập HĐĐT khi bán hàng hóa, trường hợp Công ty phát hiện HĐĐT đã lập và gửi cho người mua có sai sót thì người bán và người mua được phép lập văn bản xác nhận sai sót bằng giấy có chữ ký của người mua và người bán. Công ty (Người bán) thực hiện lập HĐĐT thay thế hoặc HĐĐT điều chỉnh sai sót theo quy định tại Điều 9 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính.

Các nội dung về việc miễn tiêu thức dấu người bán trên HĐĐT chuyển đổi sang hóa đơn giấy, về việc ký bằng tay trên văn bản thỏa thuận khi phát hiện sai sót trong quá trình lập HĐĐT đã được Cục Thuế TP Hà Nội gửi công văn xin ý kiến Tổng Cục Thuế, trường hợp hướng dẫn của Tổng cục Thuế khác với nội dung hướng dẫn của Cục Thuế TP Hà Nội, sẽ thông báo để Công ty được biết và điều chỉnh theo quy định.