Chữ ký điện tử là gì? Chữ ký số và chữ ký điện tử có khác nhau không? Những điều doanh nghiệp PHẢI BIẾT về chữ ký điện tử để tránh nhầm lẫn với chữ ký số.
Chữ ký điện tử là gì?
1. Định nghĩa chữ ký điện tử
Định nghĩa về chữ ký điện tử (Electronic Signature) theo quy định của pháp luật:
“Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.”
(Theo quy định tại khoản 1, Điều 21, Luật Giao dịch điện tử năm 2005)
Như vậy, hiểu theo một cách đơn giản hơn:
Chữ ký điện tử là một dạng thông tin được gắn kèm theo dữ liệu (có thể là chữ, ký hiệu, âm thanh, hình ảnh hoặc một hình thức khác bằng phương tiện điện tử), được sử dụng để xác nhận người ký dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung dữ liệu được ký.
Chữ ký điện tử được sử dụng trong các giao dịch điện tử. Xuất phát từ thực tế, chữ ký điện tử cũng cần đảm bảo các chức năng như xác định được người chủ của một dữ liệu nào đó (văn bản, ảnh, video,…) và xác định xem dữ liệu đó có bị thay đổi sau khi ký hay không.
2. Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý không?
Có thể thấy, trên môi trường internet, bất kì dạng thông tin nào được sử dụng để nhận biết một con người đều được coi là chữ ký điện tử và chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử. Vậy chữ ký điện tử có giá trị pháp lý không?
Giá trị pháp lý chữ ký điện tử bao gồm chữ ký và con dấu. Tuy nhiên, ứng với mỗi vai trò sẽ có những yếu tố cần đảm bảo tiêu chuẩn.
Theo nội dung quy định tại Điều 24 của Luật Giao dịch điện tử 2005, chữ ký điện tử sẽ có giá trị pháp lý khi thỏa mãn các điều kiện sau:
1. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản/hợp đồng cần có chữ ký, thì chữ ký điện tử có giá trị pháp lý khi đáp ứng các điều kiện sau:
- Phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung văn bản/hợp đồng
- Phương pháp tạo chữ ký đủ tin cậy, phù hợp với mục đích của văn bản/hợp đồng và không vi phạm các điều cấm của pháp luật.
2. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản/hợp đồng cần được đóng dấu của cơ quan/tổ chức, thì chữ ký điện tử của cơ quan/tổ chức đó có giá trị pháp lý khi đáp ứng các điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký điện tử (dưới đây) và chữ ký điện tử đó có chứng thực.
| ✅Văn bản cần đảm bảo giá trị pháp lý | Chữ ký điện tử cần đảm bảo:
|
| ✅Văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức | Chữ ký điện tử cần đảm bảo:
|
3. Lợi ích của chữ ký điện tử là gì?
Sử dụng chữ ký điện tử giúp các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân tối ưu hóa các thủ tục và quy trình giao dịch trực tuyến; mang đến nhiều lợi ích thiết thực như:
| ✅Rút ngắn thời gian | ⭐Các hoạt động giao dịch, ký kết được rút ngắn thời gian và hiệu quả. |
| ✅An toàn – bảo mật danh tính cao | ⭐Cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức được bảo mật an toàn hơn việc ký kết bằng tay. Không thể giả mạo chữ ký điện tử. |
| ✅Đa dạng và linh hoạt cách thức | ⭐Bạn có thể ký kết tại bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào. Ngay cả trên máy tính hoặc điện thoại di động,… bằng chữ ký số từ xa. |
| ✅Rút gọn quy trình chứng nhận giấy tờ | ⭐Giúp quy trình lập – chuyển – nhận giấy tờ/ tài liệu/ hồ sơ cho khách hàng, đối tác, cơ quan nhanh chóng và hiệu quả tốt nhất. |
| ✅Quy trình nộp thuế đơn giản | ⭐Các doanh nghiệp có thể kê khai, nộp thuế online dễ dàng mà không cần phải in các giấy tờ phức tạp hay cần phải đón dấu. |
SafetySigning | Giải pháp văn phòng thông minh
Giải pháp văn phòng không giấy tờ, đơn giản hóa quy trình xử lý tài liệu, hồ sơ nội bộ, giao dịch điện tử với cơ quan Nhà nước, đối tác... sử dụng chữ ký điện tử, chữ ký số trên nền tảng tích hợp hệ thống thông minh trên ứng dụng di động
⭐️Tính năng nổi bật của SafetySigning
📝Áp dụng chữ ký điện tử trong quy trình nội bộ (chứng từ nội bộ, hợp đồng lao động...)
📑 Hỗ trợ xem, ghi chú, ký điện tử trự tiếp PDF trên ứng dụng di động (như ký hồ sơ giấy, không mã hóa)
📑 Lưu trữ hồ sơ trên Google Drive thực hiện quy trình quản lý tài liệu hồ sơ.
📝 Áp dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử, ký giấy tờ cần tính pháp lý cao.
📑 Điều khiển chữ ký số qua ứng dụng thông minh (Home Assistant, Apple Homekit, Google Home, Amazon Alexa...)
📑 Ký số điện tử hợp đồng, hồ sơ giao dịch điện tử như Thuế, Bảo hiểm xã hội, Hóa đơn điện tử.
📝 Tra cứu lịch sử giao dịch hồ sơ trên TCT và BHXH ngay trên ứng dụng di động
