Sự phát triển của cách mạng công nghệ 4.0 mở ra giai đoạn phát triển mới trong nhiều ngành kinh tế. Internet of things (IoT) dẫn đến sự thay đổi trong hoạt động của văn phòng hiện đại. Điều đó được thể hiện rõ nhất trong xu hướng văn phòng thông minh (Smart Office).
1. Văn phòng thông minh là gì?
Văn phòng thông minh (Smart Office) là dạng văn phòng kỹ thuật số. Tại đó công nghệ được sử dụng trong môi trường làm việc. Mục đích là làm cho môi trường làm việc vật lý trở nên thông minh hơn, thích nghi với quy trình hoạt động của công ty.
Xu hướng văn phòng thông minh là xu hướng văn phòng tận dụng công nghệ cao và tự động hóa để tối ưu hiệu quả làm việc. Văn phòng thông minh giúp tự động hóa quy trình làm việc, tăng năng suất và hiệu quả công việc. Nhân viên được giải phóng thời gian để tập trung hoàn hoàn thành những công việc quan trọng hơn mà công nghệ không thể làm được.
2. Lợi ích của xu hướng văn phòng thông minh
Xu hướng văn phòng phòng thông minh mang đến sự phát triển bền vững hơn cho công ty. Dưới đây là một số lợi ích khi áp dụng văn phòng thông minh:
Tăng năng suất làm việc
Các doanh nghiệp sử dụng văn phòng thông minh hoạt động tốt hơn so với văn phòng truyền thống. Đặc biệt là với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, startup, nhờ tận dụng tối đa vị trí làm việc. Văn phòng thông minh khuyến khích đổi mới, sáng tạo trong công ty. Đồng thời, tác động đến các hoạt động kinh doanh, quản lý, vận hành. Các doanh nghiệp khai thác và xử lý được lượng dữ liệu khổng lồ trong môi trường tối ưu lực lượng lao động.
Văn phòng thông minh cung cấp các tùy chọn quản lý, giám sát, xử lý dữ liệu trong doanh nghiệp. Các thông tin này được sử dụng trong việc ra kế hoạch, lập chiến lược kinh doanh. Hoạt động kết nối, tương tác trong văn phòng được nâng cao. Văn phòng thông minh 4.0 cung cấp nền tảng thống nhất cho nhân sự, trao quyền cho họ thông qua các cài đặt và công cụ phù hợp.
Quản lý lịch trình nhân viên và văn phòng dễ dàng hơn
Văn phòng thông minh cung cấp giải pháp giúp theo dõi, quản lý hoạt động của nhân viên một cách hiệu quả. Lịch trình nhân viên, thời gian làm việc được giám sát cặn kẽ mà không tốn quá nhiều thời gian. Thiết bị thông minh và hệ thống tự động hóa giúp tính toán lịch trình làm việc của nhân viên dễ dàng. Việc truy cập, chia sẻ dữ liệu được tăng cường hiệu quả. Nhờ đó hiệu quả hoạt động của văn phòng được nâng cao.
Kiểm soát chi phí tốt hơn
Văn phòng thông minh giúp kiểm soát chi phí hiệu quả, tăng hiệu suất làm việc. Dữ liệu thời gian thực được thu thập, xử lý qua hệ thống cảm biến và tự động. Các dữ liệu này được sử dụng để phân tích, đo lường, cải thiện hoạt động của nhân viên. Đồng thời xây dựng, đo lường hiệu suất và hiệu quả chi phí. Không gian văn phòng được tối ưu hóa, sớm phát hiện lỗi và xử lý kịp thời. Ngoài ra các doanh nghiệp cũng có thể sử dụng phần mềm điều khiển trực quan để quản lý toàn bộ hệ thống. Nhờ đó doanh nghiệp được vận hành một cách hiệu quả, tối ưu chi phí.
3. Các thiết bị cần thiết cho xu hướng văn phòng thông minh
Máy chấm công
Đây là thiết bị thông minh rất cần thiết cho các văn phòng hiện đại 4.0. Máy chấm công thay thế các phương pháp chấm công truyền thống như bảng giấy, thẻ từ. Hoạt động chấm công của nhân viên được thực hiện dễ dàng, nhanh chóng, đo lường chuẩn xác.
Nhờ sự phát triển của công nghệ, các máy chấm công ngày càng đa dạng về mẫu mã, kiểu dáng. Các máy chấm công được sử dụng ngày càng phổ biến trong các doanh nghiệp.
Kiểm soát an ninh
Các văn phòng thường có sự ra vào của rất nhiều người. Để giảm những nguy cơ mất an toàn, hệ thống kiểm soát an ninh thông minh được ra đời. Hệ thống này cho phép kiểm soát hoạt động ra vào cũng như bảo vệ an ninh một cách an toàn. Mọi dữ liệu đều được lưu trữ trong máy tính, giúp bộ phận an ninh dễ dàng giám sát, quản lý và vận hành toàn bộ khu vực của mình.
Máy chiếu
Đây là công cụ không thể thiếu trong các văn phòng hiện đại. Máy chiếu là thiết bị cần thiết cho các cuộc họp văn phòng, giúp mọi người có thể trình bày ý tưởng một cách hiệu quả.
Màn hình tương tác
Màn hình tương tác thông minh tương tự một máy tính bảng cỡ lớn. Thiết bị này hỗ trợ cảm ứng đa chạm mượt mà, cho phép hiển thị các nội dung media. Màn hình tương tác giúp kết nối các chi nhánh văn phòng hiệu quả.
Thiết bị hội nghị truyền hình
Đây là thiết bị hỗ trợ cho các cuộc họp của doanh nghiệp. Khi mà các doanh nghiệp thường có nhu cầu liên lạc, hội họp trực tiếp. Thiết bị cần thiết cho cuộc họp để thảo luận chiến lược, báo cáo kết quả hoạt động, đưa ra các quyết định kinh doanh.
Xu hướng văn phòng thông minh là tất yếu đối với các doanh nghiệp trong thời hiện đại. Nhất là với sự phát triển ngày một mạnh mẽ của khoa học công nghệ. Văn phòng thông minh 4.0 giúp doanh nghiệp hoạt động một cách hiệu quả hơn, thông minh hơn.