Hiện nay, các thủ tục hành chính tại cơ quan nhà nước được áp dụng triển khai thông qua hệ thống điện tử như: kê khai nộp, đăng ký thuế điện tử… Trong thời gian gần đây, hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đang được ngành Thuế triển khai và là nội dung mà rất nhiều doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh quan tâm. Chính vì thế, trong bài viết này, TS24 sẽ cung cấp cho các bạn những quy định liên quan tới hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền để bạn đọc hiểu rõ. 

1. Cơ sở pháp lý

• Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/6/2019 quy định về Luật quản lý thuế.
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn, chứng từ.
• Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 hướng dẫn về hóa đơn chứng từ.

2. Khái niệm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

    Theo Khoản 1, Điều 3, Thông tư số 32/2011/TT-BTC quy định, hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật.

    Trong khi đó, máy tính tiền là một thiết bị điện tử được dùng để hỗ trợ công việc kinh doanh. Máy tính tiền có chức năng tính tiền, lưu trữ thông tin bán hàng, tra cứu và báo cáo giao dịch, khởi tạo hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Đồng thời, máy tính tiền còn kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền dữ liệu điện tử. 

    Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế ngày 13/06/2019, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP, Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử.

Giống với hóa đơn điện tử, nội dung của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính cần đảm bảo các thông tin bao gồm:

• Thông tin người bán (Tên, địa chỉ, mã số thuế).
• Thông tin người mua (Mã định danh cá nhân, mã số thuế,…).
• Thông tin hàng hóa, dịch vụ.
• Tên sản phẩm, dịch vụ.
• Đơn giá.
• Số lượng.
• Giá thanh toán.
• Thời điểm lập hóa đơn.
• Mã của cơ quan thuế.

Lưu ý: 

 - Trường hợp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ:

Nội dung hóa đơn cần ghi đầy đủ các thông tin bao gồm: tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có GTGT, giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất GTGT.

- Đối với mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền:

• Cơ quan thuế sẽ cấp mã khi đơn vị đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
• Mã được cấp tự động và sắp xếp theo dãy ký tự.
• Mỗi đơn vị sẽ có mã riêng và không trùng lặp với nhau.

3. Nguyên tắc áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Nguyên tắc áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Căn cứ nội dung tại Khoản 1, Điều 8, Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử tới cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo đó:

+ Nhận biết được hóa đơn từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. 

+ Cơ sở kinh doanh không bắt buộc phải sử dụng chữ ký số.

+ Đối với những khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế) được khởi tạo từ máy tính tiền là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

4. Đối tượng và điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Đối tượng và điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

    Theo quy định của pháp luật, đối tượng sử dụng hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền là những doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai, có hoạt động kinh doanh hàng hoá, dịch vụ trực tiếp đến người dùng theo 8 loại hình kinh doanh bao gồm:

• Trung tâm thương mại
• Siêu thị
• Bán lẻ hàng tiêu dùng
• Ăn uống
• Nhà hàng
• Khách sạn
• Bán lẻ thuốc tân dược
• Dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác

    Để sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, đơn vị, tổ chức cần đáp ứng được những điều kiện bao gồm: 

+ Có đầy đủ phương tiện điện tử như chữ ký số, đã đăng ký và được cấp tài khoản giao dịch thuế điện tử để thực hiện giao dịch với cơ quan thuế.

+ Trang bị hạ tầng công nghệ thông tin như thiết bị điện tử có kết nối internet, thư điện tử,...

+ Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, dẫn truyền dữ liệu hóa đơn điện tử tới Cơ quan thuế.

5. Áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền đem lại lợi ích gì?

Lợi ích của việc áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

    Việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được chứng minh là mang đến những lợi ích cho cả cơ quan thuế và người nộp thuế. Theo đó:

- Lợi ích của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền với cơ quan thuế

+ Tối giản thủ tục kê khai, nộp thuế để cơ quan thuế có thể dễ dàng hơn trong việc quản lý hoạt động kinh doanh của các đơn vị.

+ Minh bạch hoạt động nộp thuế. Giảm thiểu trường hợp hộ kinh doanh kê khai thiếu trung thực, thiếu tự giác.

- Lợi ích của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền với người nộp thuế, các đơn vị kinh doanh

+ Giúp tiết kiệm chi phí, thời gian, nhân lực khi mua hoá đơn chứng từ hợp pháp. Có thể trực tiếp xử lý sai sót với những giao dịch phát sinh trên thiết bị tính tiền của đơn vị nếu cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền.

+ Các khoản mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền là khoản chi có đủ hoá đơn chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

+ Giúp cho các giao dịch của đơn vị kinh doanh với khách hàng trở nên minh bạch, thuận tiện hơn, làm tăng tỷ lệ khách hàng quay lại sử dụng dịch vụ.

Bài viết trên đây của TS24 đã cung cấp cho các bạn những thông tin quan trọng về quy định sử dụng hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền. Doanh nghiệp cần lựa chọn một tổ chức truyền nhận uy tín để việc chuyển đổi, sử dụng hóa đơn điện tử tuân thủ theo quy định của pháp luật.

Đăng ký tư vấn dịch vụ hóa đơn điện tử iXHD tại đây