Không cung cấp được hóa đơn điện tử khi kiểm tra, hộ kinh doanh có thể bị xử phạt từ 5-10 triệu đồng, dù hóa đơn đã từng được lập hợp lệ.

Sau khi bỏ dần thuế khoán, hộ kinh doanh chuyển sang kê khai thuế theo doanh thu thực tế và sử dụng hóa đơn điện tử cho mọi giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ. Trong bối cảnh đó, nghĩa vụ lưu trữ và cung cấp hóa đơn điện tử khi cơ quan chức năng kiểm tra trở thành yêu cầu bắt buộc, nhưng lại là khâu mà nhiều hộ kinh doanh còn lúng túng.

Không ít trường hợp hóa đơn đã được lập hợp lệ, nhưng khi có yêu cầu kiểm tra, hộ kinh doanh không xuất trình được hóa đơn điện tử do mất dữ liệu, lỗi phần mềm, đổi thiết bị hoặc không biết cách truy xuất. Sai sót này có thể dẫn đến xử phạt hành chính, dù không phát sinh hành vi trốn thuế.

Không cung cấp được hóa đơn điện tử bị xử phạt thế nào

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP, hành vi không cung cấp được hóa đơn điện tử khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu là một vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn.

Hộ kinh doanh có thể bị phạt tiền từ 5 - 10 triệu đồng trong trường hợp:

- Không lưu trữ được hóa đơn điện tử theo quy định;

- Không xuất trình hoặc không cung cấp được hóa đơn điện tử trong quá trình kiểm tra, thanh tra;

- Dữ liệu hóa đơn bị mất, bị lỗi mà không có biện pháp khôi phục, sao lưu.

Mức phạt này được áp dụng độc lập với việc hóa đơn đã từng được lập hay chưa. Nói cách khác, đã lập hóa đơn nhưng không cung cấp được khi kiểm tra vẫn bị xử phạt.

Phân biệt không có hóa đơn và không cung cấp được hóa đơn

Cần phân biệt rõ hai tình huống thường bị nhầm lẫn trong thực tế:

Trường hợp không lập hóa đơn khi phát sinh giao dịch, hộ kinh doanh có thể bị xử phạt ở mức cao hơn nhiều, thậm chí lên tới hàng chục triệu đồng tùy số lượng hóa đơn vi phạm.

Trong khi đó, trường hợp đã lập hóa đơn hợp lệ nhưng không cung cấp được khi kiểm tra, mức phạt thấp hơn, dao động 5 – 10 triệu đồng, nhưng vẫn là rủi ro đáng kể với hộ kinh doanh nhỏ.

Việc phân biệt này rất quan trọng, bởi nhiều hộ cho rằng, “đã xuất hóa đơn rồi thì không sao”, trong khi nghĩa vụ lưu trữ và cung cấp hóa đơn là một nghĩa vụ pháp lý độc lập.

Khi nào không cung cấp được hóa đơn bị xem xét nặng hơn

Theo Luật Quản lý thuế 2025, cơ quan quản lý có thể xem xét tính chất, mức độ và tần suất vi phạm. Nếu việc không cung cấp được hóa đơn chỉ xảy ra do lỗi kỹ thuật, mất dữ liệu đơn lẻ và hộ kinh doanh có thiện chí khắc phục, đây có thể được coi là tình tiết giảm nhẹ.

Ngược lại, nếu tình trạng này lặp lại nhiều lần, kéo dài hoặc đi kèm với chênh lệch lớn giữa hóa đơn và doanh thu kê khai, cơ quan chức năng có thể mở rộng phạm vi kiểm tra, dẫn đến các rủi ro lớn hơn về thuế.

Hộ kinh doanh cần chuẩn hóa khâu hóa đơn để tránh bị phạt

Để hạn chế rủi ro, hộ kinh doanh cần lưu ý ba điểm then chốt. Thứ nhất, lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử có khả năng lưu trữ và truy xuất dữ liệu ổn định, tránh phụ thuộc hoàn toàn vào một thiết bị. Thứ hai, thực hiện sao lưu dữ liệu hóa đơn định kỳ, đặc biệt khi thay đổi điện thoại, máy tính hoặc nâng cấp phần mềm. Thứ ba, chủ động nắm quy trình truy xuất và cung cấp hóa đơn điện tử khi có yêu cầu kiểm tra.

Trong môi trường quản lý thuế dựa trên dữ liệu, việc lập hóa đơn là chưa đủ. Lưu trữ đúng và cung cấp kịp thời mới là yếu tố giúp hộ kinh doanh tránh những khoản phạt không đáng có.