Từ năm 2025, Thông tư 32/2025/TT-BTC chính thức có hiệu lực, đánh dấu sự thay đổi quan trọng trong cách thức định danh và quản lý hóa đơn điện tử. Một trong những nội dung đáng chú ý nhất là quy định chi tiết về ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử – đây là yếu tố bắt buộc mà kế toán doanh nghiệp cần nắm rõ để triển khai hóa đơn hợp lệ và đồng bộ với hệ thống cơ quan thuế.
Mẫu số hóa đơn: từ số đến ý nghĩa.
1: Hóa đơn giá trị gia tăng
2: Hóa đơn bán hàng
3: Hóa đơn bán tài sản công
4: Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia
5: Tem, vé, thẻ, phiếu thu hoặc chứng từ điện tử có tính chất như hóa đơn
6: Chứng từ nội bộ như phiếu xuất kho, hàng gửi bán…
7: Hóa đơn thương mại điện tử
8: Hóa đơn GTGT tích hợp biên lai thu phí, lệ phí
9: Hóa đơn bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí
Việc xác định đúng loại mẫu số hóa đơn sẽ là cơ sở để hệ thống tự động phân loại, giúp dễ dàng hơn trong kiểm tra, lưu trữ và tra cứu hóa đơn điện tử về sau.
Cấu trúc ký hiệu hóa đơn: 6 ký tự có định dạng cố định.
Cấu trúc ký hiệu hóa đơn điện tử bao gồm 6 ký tự liên tiếp, theo định dạng quy chuẩn như sau:
- Ký tự đầu tiên là một chữ cái: C nếu hóa đơn có mã của cơ quan thuế và K nếu không có mã. Điều này giúp phân biệt giữa các loại hóa đơn do cơ quan thuế cấp mã và hóa đơn tự phát hành theo đúng điều kiện được quy định.
- Hai ký tự tiếp theo là hai số cuối của năm lập hóa đơn. Ví dụ: năm 2025 sẽ hiển thị là 25.
- Ký tự thứ tư là một chữ cái do doanh nghiệp quy định, thể hiện loại hóa đơn hoặc mục đích sử dụng. Đây có thể là ký hiệu E cho hóa đơn điện tử của khối dịch vụ, H cho khối thương mại, hoặc chữ cái đại diện cho đơn vị phát hành.
- Hai ký tự cuối cùng là phần mã hóa nội bộ – doanh nghiệp được toàn quyền đặt theo cách quản lý riêng để dễ dàng nhận diện mẫu hóa đơn.
Ví dụ cụ thể để hình dung.
Ký hiệu “C25EAZ” sẽ tương ứng với hóa đơn có mã, phát hành trong năm 2025, loại E, và mã “AZ” do doanh nghiệp đặt. Ngược lại, ký hiệu “K25HXZ” là hóa đơn không có mã, lập năm 2025, loại H, và “XZ” là mã hóa riêng của doanh nghiệp.
Cấu trúc này không chỉ giúp đồng bộ hóa với hệ thống cơ quan thuế, mà còn tăng tính kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp đối với hóa đơn đang sử dụng.
Kế toán cần lưu ý gì với quy định mới ?
Việc sử dụng đúng mẫu số và ký hiệu hóa đơn là yếu tố quan trọng để đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn điện tử. Sai sót trong việc áp dụng có thể dẫn đến tình trạng hóa đơn bị từ chối, không được khấu trừ thuế hoặc gây khó khăn trong việc giải trình với cơ quan thuế. Vì vậy, doanh nghiệp cần:
- Chủ động rà soát lại toàn bộ hệ thống hóa đơn hiện hành
- Cập nhật mẫu hóa đơn đúng chuẩn theo Thông tư 32
- Đảm bảo phần mềm sử dụng hỗ trợ cấu trúc ký hiệu mới và kết nối trực tiếp với hệ thống Tổng cục Thuế
Giải pháp triển khai nhanh chóng cùng TS24.
Đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi, TS24 cung cấp giải pháp phần mềm iXHD – Hóa đơn điện tử kết nối Tổng cục Thuế, tích hợp tính năng tạo mẫu hóa đơn đúng chuẩn Thông tư 32/2025/TT-BTC.
Không chỉ dừng lại ở việc khởi tạo mẫu hóa đơn, TS24 còn tích hợp ứng dụng SafetySigning – công cụ hỗ trợ ký số an toàn, tiện lợi và bảo mật, giúp kế toán xử lý hóa đơn mọi lúc mọi nơi, kể cả trên thiết bị di động.
Bên cạnh đó, đội ngũ tư vấn và hỗ trợ kỹ thuật của TS24 luôn sẵn sàng hướng dẫn doanh nghiệp cài đặt, chuyển đổi, và vận hành hệ thống hóa đơn mới một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Kết luận
Thông tư 32/2025/TT-BTC là bước tiến tiếp theo trong lộ trình số hóa hệ thống thuế và hóa đơn tại Việt Nam. Những thay đổi về ký hiệu mẫu số và hóa đơn điện tử không chỉ mang tính kỹ thuật, mà còn phản ánh yêu cầu quản trị minh bạch, chuẩn hóa và dễ kiểm soát hơn trong môi trường số.
Việc chủ động chuyển đổi theo đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, mà còn tối ưu hóa quy trình kế toán – tài chính, nâng cao uy tín khi giao dịch và tạo dựng nền tảng quản lý hiện đại.
---------------------------------------
Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ:
Hotline CSKH: (028)-3866-4188 (Nhấn phím 1) hoặc Hotline hỗ trợ: 1900 6154
Website: ts24.com.vn
Email: sales@ts24.com.vn
Facebook: https://www.facebook.com/TS24official