Trong mỗi kỳ quyết toán cuối năm, lương tháng 13 luôn là nghiệp vụ được kế toán đặc biệt lưu tâm. Dù không phải là khoản chi bắt buộc theo Luật Lao động, nhưng một khi đã được quy định trong quy chế tài chính, doanh nghiệp cần thực hiện hạch toán chuẩn xác để tối ưu hóa chi phí và đảm bảo tính tuân thủ về thuế.
1. Bản chất pháp lý và điều kiện ghi nhận chi phí được trừ
Về mặt bản chất, lương tháng 13 được xem là một khoản tiền thưởng dựa trên kết quả kinh doanh và mức độ hoàn thành công việc (Điều 104, Bộ luật Lao động 2019). Để khoản chi này được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN), doanh nghiệp cần đảm bảo hai yếu tố cốt lõi:
- Tính pháp lý của hồ sơ: Khoản lương này phải được quy định cụ thể tại một trong các văn bản: Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể, Quy chế tài chính hoặc Quy chế thưởng của đơn vị.
- Tính thực chi: Khoản tiền này phải được thực tế chi trả cho người lao động trước thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN năm. Nếu chỉ trích lập mà không chi, khoản này sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ của năm tài chính đó.
2. Hướng dẫn nghiệp vụ hạch toán kế toán theo thông tư hiện hành
Tùy vào bộ phận phát sinh chi phí, kế toán thực hiện ghi nhận nghiệp vụ lương tháng 13 tương tự như các khoản tiền lương thông thường nhưng cần tách biệt để dễ dàng đối soát:
Ghi nhận chi phí lương tháng 13:
Nợ TK 622, 627, 641, 642... (Tương ứng với bộ phận trực tiếp sản xuất, quản lý phân xưởng, bán hàng hoặc quản lý doanh nghiệp).
Có TK 334 – Phải trả người lao động: Tổng số tiền lương tháng 13 phải chi trả.
Khấu trừ thuế Thu nhập cá nhân (nếu có):
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động.
Có TK 3335 – Thuế thu nhập cá nhân: Thuế được tính theo biểu thuế lũy tiến từng phần tại thời điểm chi trả.
Thanh toán tiền cho người lao động:
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động.
Có TK 111, 112 – Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.
3. Nghĩa vụ Thuế TNCN và Bảo hiểm xã hội đối với tiền thưởng
Một sai lầm phổ biến là nhầm lẫn giữa thu nhập chịu thuế và thu nhập đóng bảo hiểm. Theo quy định mới nhất:
Bảo hiểm xã hội (BHXH): Tiền thưởng (bao gồm lương tháng 13) không thuộc danh mục các khoản thu nhập làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc. Do đó, doanh nghiệp và người lao động không phải trích đóng bảo hiểm trên khoản này.
Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN): Lương tháng 13 là thu nhập từ tiền lương, tiền công, vì vậy phải chịu thuế TNCN. Thời điểm xác định thu nhập tính thuế là thời điểm doanh nghiệp thực tế chi trả tiền cho nhân viên, không phải thời điểm trích lập chi phí.
4. Những lưu ý trọng yếu để tối ưu hóa hồ sơ quyết toán
Để bảo vệ chi phí lương tháng 13 khi thanh tra thuế, kế toán cần kiểm soát chặt chẽ "hệ sinh thái" chứng từ đi kèm:
Sự nhất quán: Đảm bảo mức thưởng và đối tượng thụ hưởng khớp với quy chế đã ban hành.
Chứng từ thanh toán: Đối với các khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên (tính cho tổng thu nhập trong tháng chi trả), cần thực hiện chuyển khoản để đảm bảo tính hợp lệ.
Bù trừ lỗ: Trong trường hợp doanh nghiệp hoạt động không có lãi nhưng vẫn chi lương tháng 13 theo cam kết hợp đồng, cần chuẩn bị biên bản họp của Hội đồng quản trị hoặc Ban Giám đốc để giải trình về việc duy trì nguồn lực nhân sự.
Việc chuẩn bị hồ sơ chặt chẽ và hạch toán đúng kỳ không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch hóa bức tranh tài chính mà còn là giải pháp an toàn để giảm thiểu các rủi ro truy thu thuế đáng tiếc.