Việc quyết toán và nộp tờ khai thuế vào các giai đoạn cao điểm như tháng 12/2025 và Quý IV/2025 đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ đúng quy trình kỹ thuật. Để quá trình giao dịch điện tử với cơ quan Thuế diễn ra thuận lợi, hạn chế tối đa các lỗi hệ thống, người nộp thuế (NNT) cần nắm vững các hướng dẫn cập nhật sau đây.
1. Công tác chuẩn bị trước khi thực hiện nộp tờ khai
Trước khi bắt đầu quy trình gửi hồ sơ, NNT cần đảm bảo các yếu tố kỹ thuật và tính chính xác của dữ liệu:
- Cập nhật hệ thống: Đảm bảo phần mềm HTKK đã được nâng cấp lên phiên bản 5.5.6 và chữ ký số (CKS) là phiên bản mới nhất (cập nhật từ ngày 19/01/2026).
- Kiểm tra dữ liệu: Luôn sử dụng tính năng "View XML" để rà soát nội dung tờ khai một cách kỹ lưỡng trước khi thực hiện ký số và gửi đi.
- Linh hoạt trong phương thức khai báo: Nếu gặp lỗi khi kê khai trực tuyến (Online), NNT nên chuyển sang kê khai trên phần mềm HTKK (Offline) và ngược lại để đảm bảo tiến độ.
- Lựa chọn đúng thủ tục: Đối với các tờ khai mới, cần chọn chính xác thủ tục hành chính và cổng giải quyết tương ứng. Với các tờ khai đã có trên hệ thống eTax/iCanhan, nên ưu tiên thực hiện trên Cổng Dịch vụ công (DVC) để tối ưu hiệu suất hệ thống.
- Khai bổ sung: Khi cần điều chỉnh, hãy tra cứu hồ sơ chính thức và chọn đúng mục "Khai bổ sung". Lưu ý rà soát ở cả hệ thống mới và hệ thống cũ để tránh bỏ sót dữ liệu.
2. Quy trình ký số và nộp tờ khai Offline từ HTKK
Đối với tờ khai tháng 12/2025 và Quý IV/2025, NNT cần lưu ý quy trình xử lý theo dung lượng file:
Bước 1: Cài đặt phiên bản HTKK 5.5.6 và cập nhật chữ ký số mới nhất.
Bước 2: Phân loại file dữ liệu:
Đối với file XML dưới 5MB: Xem lại nội dung, thực hiện ký số trực tiếp và gửi hồ sơ.
Đối với file XML từ 5MB trở lên: Bắt buộc thực hiện ký số Offline ngay trên phần mềm HTKK, sau đó mới tiến hành nộp file đã ký lên Cổng Dịch vụ công/Giải quyết TTHC.
Bước 3 (Xử lý khi không ký được): NNT cần gỡ bỏ các phiên bản phần mềm hỗ trợ ký số cũ, khởi động lại máy tính và cài đặt lại phần mềm hỗ trợ ký số phiên bản 1.1.0. Trong quá trình thao tác, phải đảm bảo thiết bị USB Token đã được kết nối và phần mềm chữ ký số đã được mở sẵn.
3. Nhận diện và xử lý các lỗi kỹ thuật thường gặp
Trong quá trình thao tác, NNT có thể gặp phải một số vướng mắc phổ biến. Dưới đây là cách khắc phục:
- Lỗi đăng nhập: Nếu thông tin (MST, tên doanh nghiệp, email) không khớp, cần đối chiếu và điều chỉnh thông tin trên hệ thống eTax. Trường hợp không nhận được OTP, hãy kiểm tra hòm thư rác (Spam) và thêm email của cơ quan Thuế vào danh sách tin cậy. Nếu không truy cập được hệ thống, hãy kiểm tra lại tiện ích (extension) ký số hoặc thử khởi động lại trình duyệt.
- Lỗi tệp tin XML: Thường do sử dụng mẫu biểu cũ hoặc sai định dạng. NNT cần cập nhật HTKK 5.5.6 và kiểm tra lại cấu trúc tệp trước khi nộp. Với các tệp dung lượng lớn, hãy ưu tiên phương thức nộp qua Cổng Dịch vụ công thay vì nộp trực tiếp.
- Lỗi ký số: Nếu hệ thống báo sai mã PIN hoặc "hồ sơ chưa đăng ký nộp qua mạng", NNT cần kiểm tra lại việc cài đặt phần mềm hỗ trợ (phiên bản 1.1.0) và xác nhận lại trạng thái đăng ký dịch vụ với cơ quan Thuế.
4. Khuyến nghị an toàn cho người nộp thuế
Để bảo vệ quyền lợi cá nhân và doanh nghiệp, NNT cần nâng cao cảnh giác và tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Ưu tiên ứng dụng công nghệ: Khuyến khích sử dụng các nền tảng chính thức như eTax, eTax Mobile và Cổng Dịch vụ công để thực hiện nghĩa vụ thuế nhanh chóng, minh bạch.
- Xác thực kênh thông tin: Chỉ làm việc với cơ quan Thuế thông qua các văn bản hành chính chính thức hoặc các cổng thông tin điện tử có tên miền .gov.vn của ngành Thuế.
- Cảnh giác với lừa đảo: Tuyệt đối không cung cấp thông tin cá nhân, tài khoản ngân hàng hoặc chuyển tiền cho bất kỳ cá nhân nào tự xưng là cán bộ thuế. Mọi dấu hiệu nghi ngờ cần được báo cáo ngay cho cơ quan chức năng để xử lý kịp thời.
Việc nắm vững các quy định kỹ thuật và quy trình nộp tờ khai không chỉ giúp doanh nghiệp hoàn thành đúng hạn nghĩa vụ thuế mà còn giảm thiểu rủi ro pháp lý không đáng có.
---------------------------------------
Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ:
Hotline CSKH: (028)-3866-4188 (Nhấn phím 1) hoặc
Hotline hỗ trợ: 1900 6154
Website: ts24.com.vn
Email: sales@ts24.com.vn
Facebook: https://www.facebook.com/TS24official