Rất nhiều doanh nghiệp khi thành lập sẽ đăng ký mua và sử dụng chữ ký số để tiện lợi hơn trong việc giao dịch và quản lý giấy tờ. Vậy chữ ký số là gì? Doanh nghiệp khi hoạt động có bắt buộc phải dùng chữ ký số không?
Chữ ký số là gì?
Khái niệm về chữ ký số
Căn cứ khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP nêu rõ:
“Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”
Như vậy, chữ ký số (hay còn gọi là Token) là một dạng chữ ký bằng phương pháp điện tử.
Theo Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, giá trị pháp lý của chữ ký số được quy định như sau:
- Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP.
- Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP.
Cách đăng ký sử dụng chữ ký số
Chữ ký số được mã hóa và sử dụng dưới dạng một thiết bị kết nối là USB. Chữ ký số này được bảo mật bằng mã Pin riêng được cung cấp cho người sử dụng.
Khi doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng chữ ký số có thể đăng ký mua và sử dụng thiết bị của các nhà cung cấp như: TS24, Bkav, Viettel, FPT, E-invoice… tùy vào yêu cầu cũng như tài chính của doanh nghiệp.
Hiện tại giá sử dụng chữ ký số vào khoảng từ 02 - 03 triệu đồng/01 năm (tuỳ đơn vị cung cấp dịch vụ
Công dụng của chữ ký số
Chữ ký số có vai trò quan trọng trong việc kinh doanh, quản lý doanh nghiệp, một số công dụng và ưu điểm nổi bật khi sử dụng chữ ký số như sau:
- Sử dụng thay thế chữ ký tay trong tất cả các trường hợp giao dịch điện tử: phát hành hóa đơn điện tử, nộp báo cáo thuế qua mạng hay ký số các văn bản, đóng bảo hiểm xã hội, ký kết hợp đồng,…
- Sử dụng để ký các văn bản, hợp đồng với đối tác kinh doanh mà hai bên không cần phải trực tiếp gặp nhau, tiết kiệm rất nhiều thời gian đi lại, không phải in ấn các hồ sơ, giấy tờ.
- Đảm bảo tính chính xác, bảo mật dữ liệu. Chữ ký số là bằng chứng cho các giao dịch điện tử, nội dung đã ký kết.
Doanh nghiệp có bắt buộc dùng chữ ký số
Hiện tại không có quy định bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số trong hoạt động kinh doanh.
Theo khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.
Tuy nhiên trong một số trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số, cụ thể:
