Thời điểm lập hóa đơn

1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.

2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).

...

Theo quy định trên thì thời điểm hộ kinh doanh phải xuất hóa đơn cụ thể như sau:

(1)Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.

(2) Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng). 

Theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ như sau:

Xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ

1. Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ;

b) Lập hóa đơn liên tục từ số nhỏ đến số lớn nhưng khác quyển (dùng quyển có số thứ tự lớn hơn và chưa dùng quyển có số thứ tự nhỏ hơn) và tổ chức, cá nhân sau khi phát hiện ra đã hủy các quyển hóa đơn có số thứ tự nhỏ hơn;

...

3. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều này.

4. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1, khoản 3 Điều này;

...

Theo Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định

Hình thức xử phạt, biện pháp khắc phục hậu quả và nguyên tắc áp dụng mức phạt tiền khi xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn

...

4. Nguyên tắc áp dụng mức phạt tiền

a) Mức phạt tiền quy định tại Điều 10, 11, 12, 13, 14, 15, khoản 1, 2 Điều 19 và Chương III Nghị định này là mức phạt tiền áp dụng đối với tổ chức.

Đối với người nộp thuế là hộ gia đình, hộ kinh doanh áp dụng mức phạt tiền như đối với cá nhân.

...

Lưu ý 1: Đối với người nộp thuế là hộ gia đình, hộ kinh doanh áp dụng mức phạt tiền như đối với cá nhân.

- Mức phạt quy trên áp dụng đối với tổ chức nếu cá nhân vi phạm quy định nêu trên thì mức phạt bằng 1/2 lần tổ chức.

Theo đó, hộ kinh doanh xuất hóa đơn không đúng thời điểm bị phạt như sau:

(1) Phạt cảnh cáo đối với trường hợp xuất hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ

(2) Phạt tiền từ 1.500.000 đồng đến 2.500.000 đồng đối với trường hợp xuất hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, không có tình tiết giảm nhẹ

(3) Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với trường hợp xuất hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ không thuộc mục (1) và (2)

Lưu ý 2: theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP từ 16/1/2026 Tăng mức phạt đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm

Theo Điều 84 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định về tên hộ kinh doanh quyền và nghĩa vụ của chủ hộ kinh doanh và thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh như sau:

(1) Chủ hộ kinh doanh, các thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh thực hiện các hoạt động kinh doanh của hộ kinh doanh theo quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm liên đới đối với các hoạt động kinh doanh của hộ kinh doanh.

(2) Chủ hộ kinh doanh có thể trực tiếp hoặc thuê người khác quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của hộ kinh doanh. Trong trường hợp này, chủ hộ kinh doanh, các thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh vẫn phải chịu trách nhiệm đối với các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác phát sinh từ hoạt động kinh doanh của hộ kinh doanh.

(3) Chủ hộ kinh doanh thực hiện các nghĩa vụ về thuê, nghĩa vụ tài chính, đại diện cho hộ kinh doanh với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án, thi hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính và các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

(4) Chủ hộ kinh doanh, các thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh được quyền góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp trong doanh nghiệp với tư cách cá nhân.

(5) Chủ hộ kinh doanh, thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh không được đồng thời là chủ doanh nghiệp tư nhân.

(6) Chủ hộ kinh doanh, thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh có quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

(7) Quyền của chủ hộ kinh doanh và thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh trong một số trường hợp đặc biệt:

- Trường hợp chủ hộ kinh doanh bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc thì chủ hộ kinh doanh ủy quyền cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình đối với trường hợp hộ kinh doanh do một cá nhân thành lập hoặc các thành viên còn lại ủy quyền cho thành viên khác làm chủ hộ kinh doanh đối với trường hợp hộ kinh doanh do các thành viên hộ gia đình thành lập.

Người được chủ hộ kinh doanh ủy quyền thực hiện quyền và nghĩa vụ của chủ hộ kinh doanh trong phạm vi được ủy quyền theo quy định của pháp luật về dân sự;

- Trường hợp chủ hộ kinh doanh là cá nhân bị Tòa án tuyên bố bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi thì quyền, nghĩa vụ của chủ hộ kinh doanh được thực hiện thông qua người đại diện đối với trường hợp hộ kinh doanh do một cá nhân thành lập; các thành viên còn lại ủy quyền cho thành viên khác làm chủ hộ kinh doanh đối với trường hợp hộ kinh doanh do các thành viên hộ gia đình thành lập; trường hợp hộ kinh doanh có hai thành viên thì thành viên còn lại là chủ hộ kinh doanh.

Người đại diện của chủ hộ kinh doanh thực hiện quyền và nghĩa vụ của chủ hộ kinh doanh trong phạm vi được đại diện theo quy định của pháp luật về dân sự.