Hóa đơn điện tử gồm nhiều loại, với mỗi loại sẽ có ký hiệu khác nhau. Để tránh sai sót khi khởi tạo, kế toán phải nắm chắc quy định mới về ký hiệu hóa đơn điện tử dưới đây.
1. Tên loại hóa đơn điện tử
Tên hóa đơn là tên của từng loại hóa đơn được thể hiện trên mỗi hóa đơn điện tử, gồm:
- Hóa đơn giá trị gia tăng: Là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
- Hóa đơn bán hàng: Là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
- Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung hóa đơn điện tử.
Ký hiệu hóa đơn điện điện tử theo Thông tư 68 (Ảnh minh họa)
2. Ký hiệu mẫu số hóa đơn (mẫu hóa đơn điện tử)
Theo tiết a.2 điểm a khoản 1 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC, ký hiệu mẫu số hóa đơn là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4 để phản ánh loại hóa đơn như sau:
- Số 1: Phản ánh loại Hóa đơn giá trị gia tăng.
- Số 2: Phản ánh loại Hóa đơn bán hàng.
- Số 3: Phản ánh loại Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.
- Số 4: Phản ánh các loại hóa đơn khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử.
3. Ký hiệu hóa đơn điện tử
Ký hiệu hóa đơn là nhóm 06 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. 06 ký tự này được quy định như sau:
- Ký tự đầu tiên là một chữ cái được quy định là C hoặc K để thể hiện hóa đơn điện tử loại có mã của cơ quan thuế hoặc loại không có mã của cơ quan thuế:
+ C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
+ K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
- Hai ký tự tiếp theo là 02 chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 02 chữ số cuối của năm dương lịch.
Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2019 thì thể hiện là số 19; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2020 thì thể hiện là số 20.
- Một ký tự tiếp theo là một chữ cái được quy định là T hoặc D hoặc L hoặc M thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:
+ Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
+ Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.
+ Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
+ Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.
- Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý, trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY.
- Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết).
Ví dụ: Thể hiện các ký tự của ký hiệu mẫu hóa đơn và ký hiệu hóa đơn.
+ “1C20TAA” - là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2020 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
+ “2C20TBB” - là hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2020 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh ký sử dụng với cơ quan thuế.
+ “1C21LBB” - là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2021 và là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
+ “1K22TYY” - là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
+ “1K22DAA” - là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức bắt buộc do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.
+ “3K22TAB” - là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử loại không có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là chứng từ điện tử có nội dung của hóa đơn điện tử do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.
Trên đây là quy định mới nhất về ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC. Quy định về ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn có sự khác biệt với hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử được lập theo quy định cũ. Do đó, người sử dụng hóa đơn điện tử cần phải nắm rõ quy định mới này để khởi tạo, xuất hóa đơn cho khách hàng theo đúng quy định.