Việc đăng ký hóa đơn điện tử là một yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp mới thành lập theo quy định pháp luật. Để đảm bảo tuân thủ quy định và tránh những khó khăn trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp cần nắm rõ các bước, điều kiện, và thủ tục liên quan. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về quá trình này.
1. Chuẩn bị trước khi đăng ký hóa đơn điện tử
Việc đăng ký hóa đơn điện tử không chỉ đơn thuần là việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử mà còn đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về pháp lý và kỹ thuật. Các doanh nghiệp cần phải chuẩn bị các yếu tố cần thiết để đảm bảo quá trình đăng ký diễn ra suôn sẻ và tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật.
1.1 Những thông tin cơ bản doanh nghiệp cần chuẩn bị
Trước khi bắt đầu quá trình đăng ký, doanh nghiệp cần chuẩn bị các thông tin và tài liệu cơ bản sau:
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử: Đây là thông báo chính thức của doanh nghiệp về việc phát hành hóa đơn điện tử, bao gồm các thông tin về doanh nghiệp và chi tiết của hóa đơn.
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử: Đây là văn bản quyết định việc sử dụng hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp, thể hiện cam kết tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.
- Mẫu hóa đơn điện tử: Đây là mẫu hóa đơn sẽ được doanh nghiệp sử dụng, do nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần chuẩn bị các thông tin cụ thể như: - Mã số thuế: Mã số thuế của doanh nghiệp.
- Tên đơn vị: Tên chính thức của doanh nghiệp.
- Địa chỉ đơn vị: Địa chỉ hoạt động của doanh nghiệp.
- Số điện thoại: Số liên hệ của doanh nghiệp.
- Fax: Số fax của doanh nghiệp (nếu có).
- Email: Địa chỉ email của doanh nghiệp.
- Số tài khoản: Số tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp.
- Tên ngân hàng: Tên ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản.
- Số serial hóa đơn: Số serial sẽ được sử dụng trên hóa đơn điện tử.
- Mẫu hóa đơn: Doanh nghiệp cần lựa chọn mẫu hóa đơn điện tử, bao gồm nội dung, mẫu số, ký hiệu và logo (nếu có).
1.2 Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập
Sau khi chuẩn bị đầy đủ các thông tin cơ bản, doanh nghiệp cần lập hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử bao gồm: - Thông báo phát hành hóa đơn điện tử: Văn bản thông báo về việc phát hành hóa đơn điện tử.
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử: Quyết định nội bộ của doanh nghiệp về việc sử dụng hóa đơn điện tử.
- Mẫu hóa đơn điện tử: Mẫu hóa đơn do nhà cung cấp phần mềm cung cấp.
Lưu ý rằng các tài liệu này cần được scan và đưa vào một file dưới định dạng Word. Đồng thời, doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng chữ ký số USB Token để đảm bảo tính pháp lý cho các hóa đơn điện tử.
2. Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập
Khi doanh nghiệp mới được thành lập, một trong những bước quan trọng đầu tiên là tiến hành đăng ký hóa đơn điện tử. Quy trình này bao gồm nhiều bước và yêu cầu doanh nghiệp tuân thủ nghiêm ngặt các quy định để đảm bảo hợp pháp.
Bước 1: Lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được lập theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, quy định tại Nghị Định số 123/2020/NĐ-CP. Tờ khai này bao gồm các mục sau:
- Mục 1: Lựa chọn hình thức hóa đơn: Doanh nghiệp cần xác định sử dụng hóa đơn có mã hay không có mã của cơ quan thuế.
- Mục 2: Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp tích chọn theo hướng dẫn của tờ khai.
- Mục 3: Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử:
- Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử: Áp dụng cho doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, thường thuộc các ngành như bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán, điện, nước sạch.
- Chuyển đầy đủ nội dung sang từng hóa đơn: Áp dụng cho các doanh nghiệp còn lại, chủ yếu là doanh nghiệp sử dụng hóa đơn có mã. - Mục 4: Loại hóa đơn áp dụng: Doanh nghiệp chọn các loại hóa đơn sẽ sử dụng.
- Mục 5: Điền danh sách chứng thư số: Danh sách chứng thư số mà doanh nghiệp sử dụng khi xuất hóa đơn.
- Mục 6: Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn: Doanh nghiệp tích chọn nếu ủy nhiệm cho đơn vị khác lập hóa đơn, nếu không thì bỏ trống.
Bước 2: Tổng cục Thuế gửi thông báo tiếp nhận đăng ký
Sau khi doanh nghiệp nộp tờ khai đăng ký hóa đơn điện tử qua Cổng TTĐT của Tổng cục Thuế, trong vòng 3-5 ngày, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo tiếp nhận đăng ký. Lưu ý rằng thông báo này chỉ mang tính chất báo cáo việc đăng ký thành công, không có nghĩa là doanh nghiệp đã chính thức được phép sử dụng hóa đơn điện tử.
Bước 3: Nhận thông báo kết quả đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT)
Trong vòng 1 ngày làm việc từ khi nhận được hồ sơ đăng ký, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo điện tử theo mẫu số 01/TB-ĐKĐT. Nếu hồ sơ đăng ký được chấp nhận, doanh nghiệp có thể bắt đầu xuất hóa đơn theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Nếu hồ sơ không được chấp nhận, doanh nghiệp phải điều chỉnh, bổ sung nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế và thực hiện lại từ bước 1.
Lưu ý: Sau khi được chấp nhận, doanh nghiệp cần ngừng sử dụng các hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo quy định trước đây và tiến hành tiêu hủy hóa đơn giấy chưa sử dụng, theo quy định tại Điều 27 Nghị Định số 123/2020/NĐ-CP.
Bước 4: Hủy hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử theo mẫu cũ
Nếu doanh nghiệp còn tồn hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử theo quy định cũ, cần thực hiện thủ tục hủy chúng và ngưng sử dụng. Doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục thông báo về việc phát hành hóa đơn điện tử, mẫu hóa đơn cũng như số lượng hóa đơn cho cơ quan thuế.
3. Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử:
Việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như tiết kiệm chi phí, bảo mật thông tin, bảo vệ môi trường và tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính. Tuy nhiên, để sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đáp ứng 5 điều kiện sau:
- Điều kiện 1: Doanh nghiệp phải đăng ký và sử dụng phần mềm chữ ký số đúng quy định. Chữ ký số phải còn hiệu lực tại thời điểm lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử.
- Điều kiện 2: Doanh nghiệp phải có kết nối internet để thực hiện các nghiệp vụ kê khai, phát hành, và lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Điều kiện 3: Doanh nghiệp cần xây dựng cơ sở dữ liệu đủ lớn để lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm theo quy định.
- Điều kiện 4: Nhân sự trong doanh nghiệp phải được đào tạo để sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp nên chọn nhà cung cấp phần mềm có dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 để đảm bảo xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.
- Điều kiện 5: Doanh nghiệp cần có phần mềm bán hàng và dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán để dữ liệu của hóa đơn điện tử được tự động chuyển vào hệ thống kế toán.
4. Quy định bắt buộc về sử dụng hóa đơn điện tử
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 01/07/2022, tất cả các tổ chức và doanh nghiệp trên toàn quốc (trừ các cơ sở kinh doanh được thành lập trong khoảng từ 17/09/2021 đến 30/06/2022 và chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin) phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Ngoài ra, các hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai cũng phải chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.
5. Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần hai
Quá trình phát hành hóa đơn điện tử lần hai sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều đối với doanh nghiệp. Nếu không có bất kỳ thay đổi nào về hình thức và nội dung của hóa đơn điện tử đã phát hành, doanh nghiệp không cần gửi kèm mẫu hóa đơn điện tử. Thay vào đó, chỉ cần gửi mẫu TB01/AC trước khi sử dụng, với thời gian xử lý là 5 ngày làm việc.
5.1 Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử trong các trường hợp khác
Nếu doanh nghiệp đã thông báo phát hành các số hóa đơn nhưng chưa sử dụng và vẫn cần tiếp tục sử dụng chúng (trong trường hợp có thay đổi về tên, địa chỉ mà không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp), doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Liên hệ với cơ quan thuế để nhận hướng dẫn về thủ tục cần thiết.
- Thông báo cho nhà cung cấp hóa đơn điện tử để cập nhật các thông tin thay đổi.
- Gửi thông báo điều chỉnh thông tin trong thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kèm theo một bản nộp trực tuyến trên hệ thống thuế điện tử (mẫu số 3.13 Phụ lục 3 theo Thông tư 39). Thời hạn hoàn thành là chậm nhất 5 ngày trước khi xuất hóa đơn cho khách hàng.
5.2 Trường hợp doanh nghiệp thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp
Nếu việc thay đổi địa chỉ kinh doanh của doanh nghiệp dẫn đến việc thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Liên hệ với cơ quan thuế để thay đổi thông tin về cơ quan thuế quản lý trực tiếp khi chuyển địa điểm kinh doanh.
- Nộp báo cáo về tình hình sử dụng hóa đơn điện tử và gửi bảng kê các hóa đơn chưa sử dụng tới cơ quan thuế cũ.
- Thông báo điều chỉnh thông tin và hủy các hóa đơn điện tử chưa sử dụng nếu không còn nhu cầu. Sau đó, thông báo phát hành hóa đơn mới tới cơ quan thuế mới.
5.3 Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc hoặc chi nhánh sử dụng chung mẫu hóa đơn điện tử nhưng khai thuế riêng
Nếu tổ chức có các đơn vị trực thuộc hoặc chi nhánh sử dụng chung mẫu hóa đơn điện tử của tổ chức nhưng thực hiện việc khai thuế giá trị gia tăng riêng lẻ cho từng đơn vị, các đơn vị trực thuộc hoặc chi nhánh đó cần gửi thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp của họ. Trong trường hợp các đơn vị này không khai thuế riêng, họ không cần thực hiện thông báo phát hành hóa đơn.
-------------------------
CÔNG TY CỔ PHẦN TS24
🌐 Website: https://web.ts24.com.vn
☎️ Hotline CSKH: (028)-3866-4188 (Nhấn phím 1)
☎️ Hotline hỗ trợ: 1900 6154
✉️ Email: sales@ts24.com.vn