Hoàn tiền, hủy đơn không sai, nhưng nếu xử lý hóa đơn điện tử không đúng quy định, hộ kinh doanh vẫn có thể bị xử phạt.
Trong hoạt động kinh doanh hiện nay, đặc biệt với các hộ bán lẻ, F&B, thời trang và bán hàng qua mạng xã hội, việc khách đổi ý, hủy đơn hoặc yêu cầu hoàn tiền diễn ra thường xuyên. Nhiều trường hợp hàng chưa giao, giao thiếu, giao sai mẫu hoặc khách không nhận hàng.
Không ít hộ kinh doanh cho rằng, khi giao dịch không hoàn tất hoặc đã hoàn tiền cho khách thì không cần quan tâm đến hóa đơn. Tuy nhiên, với cơ chế quản lý thuế dựa trên hóa đơn điện tử, cách xử lý hóa đơn trong các tình huống này đã được pháp luật quy định khá chặt chẽ.
Khi nào được hủy, khi nào phải điều chỉnh hóa đơn
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc xử lý hóa đơn khi phát sinh sai sót hoặc giao dịch không tiếp tục được phân biệt theo từng trường hợp cụ thể.
Trường hợp hóa đơn đã lập nhưng chưa gửi cho người mua và phát hiện giao dịch không phát sinh hoặc bị hủy, người bán được hủy hóa đơn theo đúng trình tự trên hệ thống hóa đơn điện tử.
Ngược lại, nếu hóa đơn đã gửi cho người mua, dù hàng hóa chưa giao hoặc giao dịch bị hủy sau đó, hộ kinh doanh không được tự ý xóa hoặc hủy hóa đơn. Khi đó, người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, tùy theo bản chất sai sót, để phản ánh việc hủy giao dịch hoặc hoàn tiền.
Việc phân biệt rõ thời điểm “đã gửi hóa đơn” hay “chưa gửi hóa đơn” là yếu tố then chốt quyết định cách xử lý hợp pháp.
Tự xóa hóa đơn, rủi ro bị xử phạt
Trên thực tế, nhiều hộ kinh doanh khi gặp tình huống hủy đơn thường xóa hóa đơn trên phần mềm, xóa file lưu trữ hoặc bỏ qua giao dịch vì cho rằng “chưa thu tiền thì không sao”. Cách làm này tiềm ẩn rủi ro lớn.
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP, hành vi xử lý hóa đơn không đúng quy định, bao gồm việc tự ý hủy, xóa hoặc không điều chỉnh hóa đơn đã lập, có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.
Ngoài ra, nếu việc xử lý sai hóa đơn dẫn đến không lưu trữ đầy đủ dữ liệu hóa đơn, hộ kinh doanh còn có thể bị xác định vi phạm nghĩa vụ lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật.
Hoàn tiền không đồng nghĩa với “xóa” nghĩa vụ hóa đơn
Một nhầm lẫn phổ biến là cho rằng đã hoàn tiền cho khách thì hóa đơn tự động không còn giá trị. Thực tế, hóa đơn điện tử là chứng từ pháp lý phản ánh giao dịch tại thời điểm phát sinh. Việc hoàn tiền chỉ là bước xử lý hậu giao dịch, không làm mất đi nghĩa vụ phải xử lý hóa đơn theo đúng quy định.
Trong trường hợp hoàn toàn bộ tiền, hộ kinh doanh cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc hóa đơn thay thế để thể hiện việc giao dịch không còn hiệu lực, thay vì bỏ qua hoặc xóa hóa đơn cũ.
Việc xử lý đúng giúp bảo đảm dữ liệu doanh thu, thuế và hóa đơn khớp nhau, tránh rủi ro khi cơ quan quản lý đối chiếu hệ thống.
Xử lý đúng để giảm rủi ro về thuế
Từ góc độ quản lý thuế, hoàn tiền và hủy đơn không phải là hành vi vi phạm. Rủi ro chỉ phát sinh khi hộ kinh doanh xử lý hóa đơn không đúng quy định hoặc để dữ liệu hóa đơn không phản ánh đúng thực tế giao dịch.
Việc tuân thủ đúng trình tự hủy, điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung) giúp hộ kinh doanh:
- Tránh bị xử phạt hành chính về hóa đơn;
- Tránh bị ghi nhận doanh thu sai kỳ;
- Giảm nguy cơ bị truy thu hoặc tính tiền chậm nộp thuế.
Trong bối cảnh quản lý thuế dựa trên dữ liệu điện tử, hóa đơn không chỉ cần lập đúng mà còn phải xử lý đúng khi phát sinh biến động. Đối với hộ kinh doanh, nắm rõ quy định về hủy đơn, hoàn tiền và xử lý hóa đơn là yếu tố quan trọng để vận hành ổn định và hạn chế rủi ro pháp lý.