Trong quản trị tài chính, việc lập hóa đơn đúng thời điểm không chỉ đơn thuần là nghiệp vụ kế toán mà còn là thước đo tính tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp. Những sai lệch về thời điểm phát hành hóa đơn có thể dẫn đến những khoản phạt hành chính đáng kể, đặc biệt là với các quy định mới sắp có hiệu lực.
1. Quy định về tính thời điểm trong lập hóa đơn điện tử
Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn được xác định dựa trên bản chất kinh tế của giao dịch thay vì thời điểm dòng tiền phát sinh:
- Đối với hàng hóa: Hóa đơn phải được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
- Đối với dịch vụ: Hóa đơn lập tại thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền trước/trong khi cung cấp dịch vụ.
- Đối với xây dựng, lắp đặt: Thời điểm nghiệm thu, bàn giao hạng mục công trình hoặc khối lượng xây dựng hoàn thành là mốc thời gian bắt buộc để lập hóa đơn.
2. Khung xử phạt hành chính hiện hành theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP
Hiện nay, các hành vi vi phạm về thời điểm lập hóa đơn đang được xử lý theo Điều 24 Nghị định 125. Cụ thể:
- Phạt cảnh cáo: Áp dụng khi lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt tiền từ 3 - 5 triệu đồng: Áp dụng cho hành vi sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế.
- Phạt tiền từ 4 - 8 triệu đồng: Áp dụng cho các trường hợp vi phạm thông thường còn lại.
3. Lộ trình tăng nặng mức phạt theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP
Một thay đổi quan trọng mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý là Nghị định 310/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 16/01/2026). Theo đó, mức phạt sẽ được phân loại chi tiết và tăng nặng dựa trên số lượng hóa đơn vi phạm:
| Số lượng hóa đơn vi phạm | Mức phạt đối với hàng hóa, dịch vụ thông thường |
| 01 hóa đơn | 500.000 – 1.500.000 đồng |
| 02 đến dưới 10 hóa đơn | 2.000.000 – 5.000.000 đồng |
| 10 đến dưới 20 hóa đơn | 5.000.000 – 15.000.000 đồng |
| 20 đến dưới 50 hóa đơn | 15.000.000 – 30.000.000 đồng |
| Trên 100 hóa đơn | 50.000.000 – 70.000.000 đồng |
Lưu ý: Khung phạt trên áp dụng cho tổ chức; mức phạt đối với cá nhân bằng 1/2 mức phạt của tổ chức.
4. Hệ quả đối với bên mua và giải pháp xử lý nghiệp vụ
Việc xuất hóa đơn sai thời điểm không chỉ khiến bên bán bị xử phạt mà còn gây rủi ro cho bên mua trong việc quyết toán thuế:
Về thuế GTGT: Bên mua vẫn được kê khai khấu trừ thuế đầu vào nếu giao dịch có thật, đầy đủ chứng từ thanh toán và bên bán đã kê khai, nộp thuế đầy đủ. Tuy nhiên, việc giải trình với cơ quan thuế sẽ phức tạp hơn.
Về thuế TNDN: Chi phí chỉ được coi là hợp lệ khi được ghi nhận đúng kỳ kế toán mà giao dịch thực tế diễn ra.
Giải pháp đề xuất: Để tối ưu hóa tính tuân thủ, bộ phận kế toán cần thiết lập quy trình đối soát chặt chẽ với bộ phận kho và kinh doanh. Ngay khi phát hiện sai sót về thời điểm, bên bán cần chủ động kê khai bổ sung doanh thu vào đúng kỳ phát sinh để giảm thiểu rủi ro bị truy thu và phạt chậm nộp tiền thuế.
Việc nắm vững lộ trình thay đổi của pháp luật thuế là chìa khóa giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng tài chính vững chắc và tránh những tổn thất chi phí không đáng có.
---------------------------------------
Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ:
Hotline CSKH: (028)-3866-4188 (Nhấn phím 1) hoặc
Hotline hỗ trợ: 1900 6154
Website: ts24.com.vn
Email: sales@ts24.com.vn
Facebook: https://www.facebook.com/TS24official