Phân hệ Quản lý hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO

Phân hệ Quản lý hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO

Dịch vụ văn phòng điện tử

 I. Giới thiệu:

Phân hệ Quản lý hồ sơ (QMS Documents) hỗ trợ người dùng quản lý hồ sơ lưu trữ theo tiêu chuẩn ISO.

II. Tính năng:

1. Thiết lập (Settings):

Vị trí tính năng: Quản lý hồ sơ > Thiết lập (QMS Documents > Settings).

Hỗ trợ thiết lập vị trí thư mục lưu trữ và các tính năng cho các hồ sơ được tải lên.

(Vị trí thư mục lưu trữ là các thư mục đã được tạo ở phân hệ Hồ sơ (Documents))


2. Các giai đoạn (Stages):

Vị trí tính năng: Quản lý hồ sơ > Các giai đoạn (QMS Documents > Stages).

Hỗ trợ thiết lập các giai đoạn thực hiện trong quy trình quản lý, xét duyệt thông tin hồ sơ lưu.


Tạo các giai đoạn xét duyệt hồ sơ:


Trường dữ liệu “Name” (Tên): nhập tên giai đoạn

Trường dữ liệu “Sequence” (Trình tự): nhập trình tự

Bảng “Workflow” (Quy trình): tùy chọn thông tin các giai đoạn thực hiện theo quy trình.

Bảng “Security” (Bảo mật): tùy chọn phân quyền cho vai trò cụ thể

Bảng “Mandatory readers” (Người được phép đọc): tùy chọn xuất hiện cảnh báo hoặc dừng quy trình làm việc nếu tài khoản được phân quyền chưa đọc/ duyệt hồ sơ.

Bảng “Documents” (Hồ sơ): Danh sách thể hiện các hồ sơ đang nằm trong giai đoạn này.


2. Mẫu (Templates):

Vị trí tính năng: Quản lý hồ sơ > Mẫu (QMS Documents > Templates).

Hỗ trợ khởi tạo, quản lý thông tin mẫu cho hồ sơ lưu. Khi tạo các thông tin mẫu, việc tạo một hồ sơ mới được đơn giản, tất cả các cài đặt và nội dung từ mẫu được sao chép vào hồ sơ mới, nhưng hồ sơ mới độc lập với mẫu sau khi tạo.


Bảng “Description” (Mô tả): mô tả sẽ được sao chép trong mỗi hồ sơ được tạo.

Bảng “Template Permissions” (Phân quyền): phân quyền cụ thể cho những tài khoản có thể nhìn thấy hoặc viết trên mẫu này, quyền sẽ được sao chép vào các hồ sơ được tạo.

Bảng “Workflow Control” (Kiểm soát quy trình): thiết lập các quy tắc nâng cao cho từng giai đoạn thực hiện luồng công việc.

Bảng “Mandatory Users” (Người dùng bắt buộc): đặt nhóm cho những tài khoản bắt buộc đọc hồ sơ.

Bảng “Default Stars” (Đánh dấu sao mặc định): tùy chọn tài khoản người dùng mặc định được đánh dấu sao cho hồ sơ này.

Bảng “Documents” (Hồ sơ): danh sách tất cả các hồ sơ đã được tạo ra với mẫu này.


3. Hồ sơ (Documents)

Vị trí tính năng: Quản lý hồ sơ > Hồ sơ (QMS Documents > Documents)


Hỗ trợ khởi tạo, quản lý thông tin và quy trình xét duyệt hồ sơ.


Trường dữ liệu “Name” (Tên): tên hồ sơ

Trường dữ liệu “Reference” (Tham chiếu): chọn hồ sơ tham khảo/tham chiếu

Trường dữ liệu “Related Partner” (Đối tác liên quan): tùy chọn đối tác liên quan

Trường dữ liệu “Version” (Phiên bản): các phiên bản của hồ sơ (nếu có sự điều chỉnh)

Trường dữ liệu “File” (Hồ sơ): tùy chọn hồ sơ để tải lên

Trường dữ liệu “Viewer File” (Hồ sơ trình xem): tùy chọn hồ sơ trình xem để tải lên

Bảng “Description” (Mô tả): mô tả cho hồ sơ

Bảng “Permissions” (Phân quyền): phân quyền cụ thể cho tài khoản người dùng có thể xem hoặc chỉnh sửa thông tin trên hồ sơ này.

Bảng “Workflow Control” (Kiểm soát quy trình): kiểm soát các giai đoạn.

Bảng “Starred by” (Đánh dấu sao): danh sách các tài khoản người dùng đã đánh dấu sao hồ sơ này.

Bảng “Logs” (Nhật ký): ghi nhận các thao tác thực thi của người dùng trên hồ sơ.

Bảng “Technical information” (Thông tin kỹ thuật): hỗ trợ thiết lập kỹ thuật cho quản trị viên và người quản lý. 

Bảng “Reader” (Xem hồ sơ): phân nhóm cho tài khoản người dùng có thể xem hồ sơ.

 

Copyright © TS24 Corp. All Rights Reserved.