Đưa hóa đơn điện tử vào cuộc sống

Sử dụng hóa đơn điện tử đang trở thành lựa chọn của nhiều doanh nghiệp trên cả nước bởi  hóa đơn điện tử đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Đơn cử như Tập đoàn Điện lực Việt Nam sử dụng hóa đơn điện tử tiết kiệm được 128 đồng/hóa đơn, tương đương chi phí hơn 3 tỷ đồng/tháng; VNPT Hà Nội tiết kiệm khoảng 2 tỷ đồng/năm, VNPT TP. Hồ Chí Minh tiết kiệm khoảng 3,2 tỷ đồng/năm.    

Ảnh: Thu Hằng.
Ảnh: Thu Hằng.

Hoá đơn là chứng từ xác nhận quan hệ mua, bán, trao đổi hàng hoá, dịch vụ, thanh toán, quyết toán tài chính, xác định chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp và các vấn đề khác theo quy định của pháp luật. Trong việc thực hiện Luật thuế giá trị gia tăng và các luật thuế thì hoá đơn có ý nghĩa quan trọng trong việc kê khai thuế, khấu trừ thuế, hoàn thuế, đảm bảo tính chính xác và chống thất thoát tiền ngân sách Nhà nước (NSNN), tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện tốt chế độ kế toán thống kê, thúc đẩy doanh nghiệp phát triển sản xuất kinh doanh. Do đó, hoá đơn có vai trò đặc biệt quan trọng đối với cơ quan quản lý, cơ sở kinh doanh cũng như đối với người tiêu dùng.

Năm 2011, Bộ Tài chính ban hành Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 về hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Tuy nhiên, tại thời điểm đó, số lượng các doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử là chưa nhiều, nguyên do là vẫn còn những vướng mắc về nghiệp vụ, những lo ngại từ doanh nghiệp trong việc sử dụng hóa đơn điện tử, nên chủ yếu các hóa đơn điện tử này được dùng giữa doanh nghiệp và cá nhân.

Từ đầu năm 2015, theo quy định, doanh nghiệp không phải nộp bảng kê mua vào bán ra nên việc quản lý hóa đơn và doanh thu của doanh nghiệp càng trở nên khó khăn hơn. Bên cạnh đó, hóa đơn giấy còn tồn tại rất nhiều vấn đề mà các đơn vị Nhà nước đang phải giải quyết như hóa đơn giả, buôn bán hóa đơn, doanh nghiệp đóng cửa, bỏ trốn mất tích nhưng vẫn xuất hóa đơn... Những tồn tại đó ảnh hưởng rất nhiều đến các doanh nghiệp hoạt động nghiêm túc, chấp hành tốt pháp luật và ảnh hưởng tới nguồn thu ngân sách Nhà nước. Thêm vào đó, hình thức hóa đơn giấy cũng gây lãng phí khá lớn cho doanh nghiệp và cả xã hội về chi phí in ấn, vận chuyển, bảo quản, lưu kho. Vì vậy, việc đẩy mạnh triển khai hóa đơn điện tử đã trở thành yêu cầu bức thiết đối với ngành Thuế.

Thực hiện quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2015/NĐ-CP và Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế đã lựa chọn một số doanh nghiệp lớn, sử dụng nhiều hóa đơn thuộc các lĩnh vực điện, viễn thông, hàng không để triển khai thí điểm. Qua quá trình triển khai Tổng cục Thuế đã báo cáo Bộ Tài chính hỗ trợ các doanh nghiệp tháo gỡ vướng mắc về chữ ký người mua trên hóa đơn, chuyển đổi hóa đơn ra giấy, liên hóa đơn, định dạng hóa đơn… Việc triển khai hóa đơn điện tử đã mang lại hiệu quả thiết thực về thời gian và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp; qua đó, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý kinh doanh, hạch toán kế toán nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, chất lượng dịch vụ và tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

Phát huy kết quả đạt được, nhiều doanh nghiệp khác ngoài các doanh nghiệp lớn được lựa chọn thí điểm đã và đang lựa chọn hình thức hoá đơn điện tử trong hoạt động bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ như: Tập đoàn Viễn thông Quân đội, Tổng công ty Đường sắt, Công ty Thế giới di động, Công ty CP bán lẻ FPT, Ngân hàng Phương Đông, Công ty AVG, Công ty Cáp treo Bà Nà, Công ty TNHH Vinecom, Công ty Navigos, Công ty Cho thuê tài chính Chailease... Đến nay khoảng hơn 400 doanh nghiệp đã  sử dụng hóa đơn điện tử.

Ngoài hóa đơn điện tử, Tổng cục Thuế cũng nghiên cứu, triển khai hóa đơn điện tử có mã xác thực từ cuối năm 2013. Dự án nhận được sự quan tâm rất lớn từ lãnh đạo Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế, vì đây là tiền đề tiến tới giao dịch điện tử trong tương lai.  

Về mặt bản chất, hóa đơn xác thực hoàn toàn giống hóa đơn thông thường, vẫn phải tuân thủ theo các quy định về hóa đơn. Điểm khác biệt lớn nhất là ở chỗ, mỗi khi doanh nghiệp xuất hóa đơn, hóa đơn đó sẽ được cơ quan thuế dán một chuỗi ký tự duy nhất. Chuỗi ký tự này do hệ thống cơ quan thuế tạo ra. Số định danh hóa đơn là duy nhất và không bị trùng lặp. Điều này giúp tránh tình trạng lợi dụng để làm giả hóa đơn của doanh nghiệp và đây chính cũng chính là lợi ích lớn nhất mà mà hệ thống hóa đơn xác thực mang lại.

Tổng cục Thuế đã thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực tại 03 địa phương TP. Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh và TP. Đà Nẵng. Tính đến hết năm 2019 có 255 doanh nghiệp đang tham gia thí điểm sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Trong đó có 1.319.797 hóa đơn đã được cấp mã, tổng doanh thu hóa đơn đã cấp mã là gần 30.862 tỷ đồng, tổng số thuế hóa đơn đã cấp mã gần 2.699 tỷ đồng.

Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế đã dần đi vào thực tiễn và một số doanh nghiệp tham gia thí điểm đã lựa chọn sử dụng hình thức hóa đơn này để thay thế hoàn toàn các hình thức hóa đơn trước đây. Nhiều doanh nghiệp nhận thấy lợi ích của hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế đã chủ động liên hệ đến Cục Thuế để đăng ký được tham gia triển khai. Một số doanh nghiệp tự đầu tư nhân lực và chi phí để cập nhật ứng dụng quản lý hóa đơn của mình kết nối đến cổng cấp mã xác thực của cơ quan thuế cho thấy mức độ cần thiết sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế của doanh nghiệp.

Hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã xác thực đã mang lại lợi ích cho người dân và doanh nghiệp. Với việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực giúp doanh nghiệp cắt giảm các thủ tục hành chính như: Giảm thời gian đăng ký sử dụng hóa đơn từ 5 ngày xuống còn tối đa 3 ngày; không phải đăng ký mẫu hóa đơn; rút ngắn thời gian thực hiện thông báo phát hành (doanh nghiệp được sử dụng ngay hóa đơn khi thực hiện đăng ký thành công), không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế.

Đối với hình thức hóa đơn tự in, đặt in, doanh nghiệp phải tốn chi phí giấy, mực in, vận chuyển và đặc biệt chi phí lưu trữ hóa đơn. Tuy nhiên khi sử dụng Hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã xác thực doanh nghiệp sẽ giảm được các chi phí nêu trên vì hóa đơn sẽ được xử lý và lưu dưới hình thức điện tử. Theo báo cáo của Tập đoàn Điện lực Việt Nam thì số lượng hóa đơn điện tử trung bình của đơn vị là 23,6 triệu hoá đơn/tháng, tương đương khoảng 283 triệu hoá đơn/năm. Chi phí hoá đơn tự in (chưa tính phần quản lý, lưu kho) khoảng 420 đồng/hoá đơn, trong khi đó, chi phí hóa đơn điện tử (đã tính chi quản lý, lưu trữ) chỉ khoảng 292 đồng/hoá đơn. Như vậy, sử dụng hóa đơn điện tử giúp Tập đoàn Điện lực Việt Nam tiết kiệm được ít nhất 128 đồng/ hóa đơn tương đương chi phí hơn 3 tỷ đồng/tháng.

Còn theo báo cáo của Tập đoàn viễn thông VNPT, số lượng hóa đơn điện tử phát hành khoảng 6 triệu hóa đơn/tháng, tương đương khoảng 70 triệu hóa đơn/năm. Khi sử dụng hóa đơn điện tử, VNPT tiết kiệm chi phí đáng kể so với sử dụng hợp đồng giấy. Nếu chỉ tính chi phí in ấn chưa bao gồm chi phí lưu trữ, bảo quản, chi phí gửi thư đảm bảo thì tại các đơn vị đã triển khai hóa đơn điện tử trong 01 năm (như VNPT TP. Hồ Chí Minh và VNPT TP. Hà Nội), chi phí sử dụng hợp đồng điện tử tiết kiệm đáng kể so với với hoá đơn giấy. Cụ thể, VNPT Hà Nội tiết kiệm khoảng 2 tỷ đồng/năm, VNPT TP. Hồ Chí Minh tiết kiệm khoảng 3,2 tỷ đồng/năm.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã xác thực không những giảm chi phí cho doanh nghiệp mà còn giảm chi phí cho cơ quan quản lý nhà nước trong việc quản lý các thông báo phát hành, thông báo kết quả hủy, báo cáo sử dụng hóa đơn do doanh nghiệp gửi tới. Bên cạnh đó, khi hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã xác thực dần trở nên phổ biến trong đời sống thì nó sẽ giúp cơ quan thuế có một kho dữ liệu về hóa đơn. Đây chính là một nguồn thông tin quý báu giúp cơ quan thuế trong việc kiểm tra doanh thu đầu ra, đầu vào của các doanh nghiệp.

Được đánh giá là “bước nhảy ngoạn mục” trong công tác hiện đại hóa, kể từ khi triển khai tới nay, các cán bộ công nghệ thông tin ngành Thuế nói riêng và các cán bộ thuế nói chung đã, đang, và sẽ tiếp tục nỗ lực để đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hóa đơn với mong muốn mang lại lợi ích cao nhất cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.


Nguồn: Tạp chí Thuế